Explorant noves oportunitats de negoci, Ara Vinc ha trobat un filó. L'espai, o l'absència d'ell, que disposen les empreses avui dia és el seu nínxol. Aquesta empresa catalana de missatgeria, amb vora 25 anys d'història, és també Ara Doc, on guarda i custodia la documentació de les empreses en una nau de 6.000 metres quadrats dotada amb tot tipus de mesures de seguretat. Des de nòmines i factures fins a contractes amb proveïdors, tot ho gestionen en un rendible magatzem creat ex professo per l'enorme paperassa que les empreses, en ple segle XXI, encara generen.
Compten amb dos dipòsits documentals, un a Òdena i un altre a Sant Sadurní d'Anoia. Dues dotacions construïdes, reformades i adaptades seguint els criteris marcats per la Direcció General de Patrimoni Cultural. La primera i més gran nau disposa de 6.000 metres quadrats on es custodien més d'un milió d'arxivadors, l'equivalent a 100 quilòmetres de documentació. La custòdia d'aquests arxivadors (els típics que es poden veure cada dia a una clàssica oficina), tot i dependre del tipus de contracte, assegurança, etc., poden costar al client entre 10 i 15 cèntims al mes.
"És un servei que moltes empreses no oferien i totes les empreses tenen documents que ocupen molt d'espai a casa seva i que es podrien estalviar, perquè igual aquell espai es pot utilitzar per a una altra cosa", apunta Josep Ribera, director general d'Ara Vinc. "Tenir un arxiu de 200 metres quadrats al Passeig de Gràcia, per exemple, costa molts diners", afegeix Ribera.
Seguretat i conservació òptima dels documents
No només són els diners, Ribera també assenyala la garantia de la confidencialitat dels documents com un dels avantatges competitius de nou servei que ofereix Ara Vinc. "Amb els nostres dispositius només poden entrar tres persones als magatzems, però en canvi a l'arxiu d'una empresa pot entrar qualsevol per remenar nòmines, per exemple, i altres temes confidencials de l'empresa", explica el responsable de l'empresa.
La conservació òptima de la documentació és altre baluard: "Externalitzant aquest servei també aconsegueixen la garantia de manteniment dels documents, que són sensibles a la humitat, als canvis de temperatura, a la llum i a les plagues urbanes. Si això ho tens en un soterrani o en un tercer segona, li dóna llum i humitat perquè hi ha baixants, no controles la temperatura i no fas tractaments de fons", argumenta Ribera.
En aquest sentit, a Ara Doc asseguren que el seu sistema està equipat amb tecnologia puntera, tant en matèria de seguretat i confidencialitat com de conservació i manteniment. Les instal·lacions compten amb un sistema de control d'accés altament restrictiu i mecanismes intel·ligents de control d'incendis, temperatura, humitat i aigua. L'efectivitat d'aquests està garantida per quatre certificats ISO.
Clients privats i empreses públiques
Segons explica Ribera, les empreses que generen més paperassa són els centres de salut o els hospitals amb la conservació de radiografies, historials mèdics, etc. També les mútues mèdiques, els despatxos d'advocats, amb tot tipus de documentació interna i externa, així com les companyies d'assegurances i les empreses de gran consum.
Aquest nou negoci els ha permès guanyar diversos concursos públics: És proveïdor en exclusiva de serveis de missatgeria immediata de la Generalitat de Catalunya, a qui també custodia documentació. "També estem fent clients privats nous i altres que ja coneixíem pel nostre servei de missatgeria", afegeix Ribera. A hores d'ara, la companyia compta amb una cartera de més de 1.000 clients del seu servei de missatgeria, potencials clients en aquesta nova àrea de negoci.
I és que ser guardians de la paperassa aliena és un negoci que els surt rendible. Tal com explica Ribera, en aquest 2014 han quadruplicat les vendes de 2013 i el seu projecte és assolir, en quatre anys, una facturació de cinc milions d'euros.