El 84% dels directius espanyols creu que acabar amb els documents de paper els ajudaria a estalviar fins a un 20% a l'any. Però el 87% de les empreses no estan preparades per a aquesta digitalització de les dades. És la contradicció que ha detectat un estudi que la multinacional Ricoh ha presentat aquest dimecres. La companyia parla del moment del bigger data, una de les seves línies de negoci: "Té a veure amb tota aquella informació digital originada des de documents", explica David Mills, director d'operacions de Ricoh a Europa.
Per explicar-ho, Mills ha aterrat a Barcelona, on Ricoh té la seu fiscal a Espanya i on s'ha posicionat com la segona major tecnològica a Catalunya. Facturen al mercat espanyol 208 milions i tenen uns 1.300 treballadors. En una entrevista amb VIAempresa, el director d'operacions al continent defensa l'utlitat de digitalitzar les dades a les empreses: estalvi de costos, millora d'ingressos, més control del rumb del negoci i més precisió de dades.
O sigui, que és el moment que les empreses abandonin el paper?
Les empreses tenen moltes dades acumulades en els passats cinc o deu anys, que poden ser digitalitzats. Veiem l'oportunitat no només en els documents actuals, sinó en tot l'històric de documents de l'empreses.
Però, amb la crisi que pateixen països com Espanya, la inversió per digitalitzar tants documents pot significar un fort impacte per a moltes empreses...
Hi ha més beneficis que inconvenients en fer-ho. Evidentment hi ha un estalvi financer gràcies a la digitalització, ja que la gent gasta hores i hores buscant entre documents de paper. Però, més importants encara, són els ingressos que això pot generar. Es pot millorar la facturació gràcies a l'historial de dades: les empreses funcionen per cicles i, si es pot accedir fàcilment a l'històric de dades dels clients, es pot preveure i guanyar molta eficiència.
Una inversió a curt termini per a una millora d'ingressos a llarg termini...
Hi ha una inversió, però pot ser petita i gradual, especialment si el servei l'ofereix Ricoh (riu).
Pensem en un exemple, en una empresa que hagi implementat la digitalització i hagi millorat la seva forma de treballar...
Un exemple clàssic són les empreses de serveis financers o asseguradors. Que puguin accedir digitalment a totes les dades d'exercicis anteriors, és clau i els permet predir amb precisió les tendències i saber què passarà.
Per a una pime, que no pugui fer el canvi de cop, per quin departament de l'empresa pot començar?
Òbviament depèn del negoci, però la meva preferència seria començar amb les factures, del que compren als proveïdors i del que venen als clients. També poden començar digitalitzant tot el correu tradicional que reben. Aquest cap de setmana, per exemple, vaig anar a comprar mobles, em van donar la factura en paper, però abans d'arribar a casa ja m'havien enviat al correu la versió electrònica i amb més recomanacions de compra per la propera. Va ser un gran exemple de digitalització i de com pot ajudar a créixer l'empresa!
Però, si l'era digital va començar fa temps, per què ara?
Pel núvol (cloud computing), per la major capacitat d'emmagatzematge... ara realment és el moment. Tinc l'esperança que sortirem d'aquesta recessió i estem veiem bons símptomes, per tant, ara és el moment de tirar endavant aquestes oportunitats.
Sense el núvol tecnològic, no seria possible?
Crec que sí que ho seria. Hi ha empreses, com Ricoh mateix, que hem creat el nostre propi programari per tractar i emmagatzemar digitalment les dades. I el cost de fer-ho ha caigut amb força en els darrers anys...
En quins països en hem de fixar com a referents?
Els països escandinaus, que estan liderant aquest procés. A Alemanya la indústria del cotxe; al Regne Unit, el sector públic. Però també tenim un fantàstic equip a Espanya!