Como evitar problemas a la hora de planificar las vacaciones de la plantilla?

En muchas empresas, la asignación de los días de vacaciones suele ser uno de los principales motivos de conflicto y descontento entre los empleados. Además, se trata de una tarea que suele traer mucho tiempo al responsable de recursos humanos. Todavía numerosas compañías realizan este cometido con hojas de cálculo. Y es que, según un análisis realizado por la consultora Àbaco Siglo XXI, el 85% de las compañías admite afrontar dificultades en momento de distribuir los días libres. Detallamos las claves para llevar a cabo esta labor.

Establecer normas generales para gestionar las vacaciones, pero siendo flexibles

El ideal es que, con el fin de abordar de la mejor manera posible la asignación de los días de vacaciones, la empresa tenga unas normas generales en este sentido. Tienen que estar puestas en conocimiento de todos los empleados. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estas normas tienen que ser flexibles porque se puedan adaptar a las necesidades de los empleados. Es apropiado que la empresa tenga un criterio para establecer las prioridades en la hora de solicitar vacaciones, por ejemplo, por antigüedad. Pero esto sólo tendría que utilizarse en último extremo, el ideal es que los responsables de departamento breguen con su equipo porque no haya conflictos y todos satisfagan sus necesidades sin perjudicar los ritmos de trabajo de la empresa.

Ser consciente de la importancia de las vacaciones

Muchas empresas no son conscientes de la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción del personal y se obsesionan con mantener sus ritmos de trabajo habitual. Al no ser conscientes, en el momento de solicitar las vacaciones, hacen que se creen situaciones tenses y que el empleado que espera el tan anhelado momento de sus vacaciones, perciba que siempre es un problema por el caos que genera.

Muchas empresas no son conscientes de la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción del personal

Para satisfacer ambas partes se necesitan sistemas eficaces de gestión de vacaciones y ausencias, adaptados a las características de cada departamento y a las necesidades de los empleados.

Antelación

En muchas empresas, se retrasa el momento de solicitar las vacaciones. A veces los empleados no toman la iniciativa para no causar una mala impresión, pero la realidad es que prefieren saber lo antes posible cuando podrán disfrutar de su tiempo libre. En este aspecto, es muy positivo que este tema se trate con la suficiente antelación con el fin de no crear males mayores y tensiones cuando sea demasiada tarde. Esto genera un clima de insatisfacción que es muy perjudicial para el funcionamiento normal de la compañía.

Reparto de tareas

A la hora de establecer las vacaciones de los empleados es básico que se realice un reparto de tareas. De esta forma se podrá planificar bien el trabajo ante la ausencia de determinados empleados. La recomendación es que se determinen los lugares que tienen que estar cubiertos en todo momento y se ofrezca al empleado un abanico amplio de días para poder solicitar vacaciones en caso de carecer de un sistema digital que identifique las normas preestablecidas por adelantado, solución que facilita la gestión y mejor la eficiencia interna.

Mediación en los enfrentamientos

No se tiene que temer a establecer normas para la gestión de vacaciones de los empleados para satisfacer las necesidades de cada departamento pero para evitar conflictos se ha explicar claramente los motivos que han propiciado establecer estas normas. En el supuesto de que haya departamentos bastante desfavorecidos se pueden tener medidas de compensación, como por ejemplo, poder escoger los días más solicitados.