Estem molt ocupats. Cada dia requereix de nosaltres multitud de tasques en la vida professional i personal, i sovint tenim la sensació que no s'acaben mai. En definitiva, no som prou productius. Per ser-ho, hem d'aconseguir els nostres objectius optimitzant l'esforç.
Jeroen Sangers (@JeroenSangers), consultor de productivitat personal i autor del blog El Canasto, va oferir en una conferència a ESADE un recull d'idees o mesures senzilles que podem aplicar al nostre dia a dia per ser més productius.
Per Sangers, "la revolució digital que ens permet treballar a qualsevol lloc i en qualsevol moment està fent tornar a desaparèixer la separació entre feina i temps lliure". Per tant, hem de tornar a aprendre a marcar els límits, fixar uns objectius, i aconseguir-los.
10 idees per ser més productius
1.Fer un esquema per saber a què et dediques. Si volem conciliar feina i vida personal, primer cal saber a què ens dediquem en cadascun d'aquests apartats. Dedica 10 minuts a fer un esquema de totes les teves obligacions. Desa'l, i torna'l a mirar al cap d'una setmana. Sabràs què hi falta i què sobra.
2.Fixar reptes a llarg termini. La majoria no som capaços d'aguantar ni tres setmanes els bons propòsits d'any nou. Donem molta importància al que tenim a prop; i per tant donem preferència a temes urgents i no a llarg termini. L'única solució és tenir objectius que necessitin una acció a fer cada dia per obtenir-los.
3.Escriu tres objectius anuals, mensuals, setmanals i diaris. Posar negre sobre blanc aquests objectius ajuda a planificar, prioritzar i organitzar el nostre temps per assolir els objectius. Si un objectiu és anual, no cal completar-lo el primer mes, planifica com l'aconseguiràs al llarg d'un any.
4.Les tasques fora del cap. La memòria a curt termini té espai per entre set i nou elements. Si tenim totes les tasques al cap, difícilment escollirem les millors, i acabarem fent el que més ens agrada, l'últim que ens han demanat o allò sobre el que insisteixen cada cinc minuts. Cal una llista completa de tasques per saber destriar la que més convé als nostres objectius. Per fer-ho, hi ha dues eines bàsiques: calendari i llista. Paper i boli, Outlook, o apps com Wunderlist, és indiferent l'eina, l'important és fer-ho.
5.Capturar les tasques. El primer que cal fer és apuntar les tasques, si les guardo al cap les perdré quan en tingui set més. Això sí, si pots fer una tasca en menys de dos minuts, fes-la ara. No val la pena apuntar-la, perquè en el mateix temps ja la pots fer.
6.Classificar les tasques. Un cop he rebut alguna cosa, no torna a la safata d'entrada, s'ha de classificar. No hem de llegir el correu electrònic, sinó classificar-lo. A l'hora de classificar cal tenir en compte l'energia i el temps que requereix cada tasca. L'energia és important perquè varia al llarg del dia. Analitza les hores on tens més energia i situa-hi les tasques més complicades. En cada moment has de fer el que millor s'adapti al temps i energia disponibles.
7.Completar les tasques. De la classificació poden sortir tres llistes de tasques: les que requereixen temps i energia, les que demanen poc temps i poca energia, i les que necessiten temps però poca energia.
8.Saber descartar. Com que hi ha més feina que hores, s'ha de saber descartar i dir que no. He de fer una tasca si en sóc responsable o perquè m'ajuda als meus objectius. Si no compleix cap de les dues premisses, es pot descartar o situar a la llista d'"Aquesta setmana no".
9.Apaga les notificacions. De mitjana rebem una interrupció cada 11 minuts, que a vegades són bones i necessàries. Tot i així, hem de reduir les innecessàries. No existeixen els lladres del temps, tu decideixes a què prestes atenció. Per exemple, si has de fer una tasca que requereix temps i energia, demana a un company que t'agafi les trucades mentre la fas; i quan ell ho necessiti li tornes el favor.
10.Empassa't el gripau! El dia que tens una tasca difícil o que no t'agrada, i que s'ha de fer tan sí com no, comença per aquesta. Si la deixes pel final estaràs tot el dia amargat pensant en el que t'espera.