Les despeses de viatge, també conegudes com a despeses d'empresa, són aquelles que genera un empleat quan realitza les seves tasques professionals en un lloc diferent del seu lloc de treball habitual. Ens referim a les dietes i el quilometratge. Però, com es gestionen les despeses de viatge en les empreses? Els mecanismes per pagar les despeses de viatge són diversos. Pot abonar-se directament per l'empresa, proporcionant a l'empleat efectiu de forma anticipada o una targeta d'empresa o pot pagar-los el propi empleat. És en aquest últim cas en el qual l'empresa ha de reemborsar el concepte de despeses.
Per gestionar les despeses de viatge o empresa també existeixen diversos models, tot i que en destaquen tres: fix, per despesa i mixtos. En el primer cas, l'empresa fixa una quantitat per una despesa o un conjunt de despeses renunciant a portar un control exacte de la mateixa per a facilitar les tasques relacionades amb la seva revisió i validació.
Per contra, en el model per despesa, aquest s'ha de justificar amb un comprovant i/o factura, el que permet que la visibilitat sobre la quantitat de la despesa sigui molt més gran, però les tasques de revisió es compliquen, ja que tot aquest material addicional s'ha de gestionar adequadament. Finalment, en els models mixtos, l'empresa tria si remunera a l'empleat per la quantitat exacta de la despesa o arrodoneix la xifra a la quantitat concreta que suposa una dieta que, d'altra banda, marca la xifra màxima a la que la despesa pot arribar.
El procés a seguir per reclamar les despeses de viatge ha de quedar perfectament clar en la política de despeses de viatge de l'empresa
Sigui com sigui, sense importar el model, el procés a seguir per reclamar les despeses de viatge ha de quedar perfectament clar en la política de despeses de viatge de l'empresa.
El tractament fiscal de les despeses de viatge
Tant les dietes com el quilometratge tenen caràcter compensatori i el seu reemborsament queda exclòs de la categoria de salari. L'empresa és lliure d'abonar per ordre de despesa, setmanal o mensualment, en la nòmina o amb un pagament fora d'ella, però, ha de tenir en compte que gaudeixen d'un tractament fiscal particular, ja que, sota certs límits, no tributen ni cotitzen.
En aquest sentit, avui dia s'inclouen en les bases de cotització conceptes que abans estaven exempts i que, ara, s'han de justificar correctament. En cas contrari es consideraran un complement salarial més i hauran de ser cotitzats i tributats.
Tant les dietes com el quilometratge tenen caràcter compensatori i el seu reemborsament queda exclòs de la categoria de salari
Estem parlant de les despeses d'allotjament en municipi diferent amb excés de l'import justificat; les despeses de manutenció amb pernocta a Espanya, en un municipi diferent, amb excés de 53,34 euros al dia; les despeses de manutenció amb pernocta a l'estranger, amb excés de 91,35 euros al dia; les despeses de manutenció sense pernocta a Espanya, en un municipi diferent, amb excés de 26,68 euros al dia; les despeses de manutenció sense pernocta a l'estranger, amb excés de 48,08 euros al dia, i el quilometratge amb excés de 0,19 euros al dia.
El sistema basat en les despeses, el més emprat
Per fer una fotografia de com ha estat l'evolució de les despeses de viatge durant aquest any que acaba, hem de fixar-nos en tres paràmetres: la manutenció, el quilometratge i les despeses d'allotjament. Pel que fa al primer, el sistema més emprat segueix essent el reemborsament de les despeses contra la presentació de factura, amb un notable increment respecte a l'any anterior. Concretament, els directius han passat d'un 73% en 2019 a un 82% el 2020. Amb un 75% i un 71%, respectivament, aquesta modalitat també ha estat la més utilitzada per caps, comandaments i venedors i altres empleats aquest any.
Pel que fa al grau d'ús de la despesa de manutenció, les categories professionals que més l'han utilitzat han estat els venedors i altres professionals, amb un 29%, seguits dels caps i comandaments (25%) i, finalment, els directius (18%). I, si ens centrem en la mitjana de dieta diària, l'informe preveu que les xifres aconseguides en 2020 - directius, 46; caps i comandaments, 41, i venedors i altres empleats, 38 - es mantindran inalterables en 2021.
Les despeses de quilometratge no distingeixen entre categories professionals
Pel que fa a les tarifes de quilometratge, no hi ha diferències significatives per categoria professional o mida i titularitat de l'empresa. Encara que, en aquest sentit, amb 0,29 euros/km, són les empreses grans i multinacionals les que fixen majors tarifes. Sí que hi ha diferències en funció del sector d'activitat. Així, els sectors amb tarifes de quilometratge més altes són el químic-farmacèutic (0,34 euros/km), finances i assegurances (0,33 euros/km) i matèries primeres i energia i consum durador (0,29 euros/km ). A l'altre extrem, la construcció i l'electrònica (0,25 euros/km), els serveis professionals (0,24 euros/km) i el comerç i la distribució (0,22 euros/km).
Pel que fa a les tarifes de quilometratge, no hi ha diferències significatives per categoria professional o mida i titularitat de l'empresa
D'altra banda, si ens centrem en l'ús del vehicle d'empresa, els directius han estat els que més l'han utilitzat (39%), seguits a molta distància dels equips comercials (9%), els caps i comandaments (7%) i el personal general (3%). Aquesta tendència és la mateixa que l'any anterior, però, en el cas dels directius, el percentatge s'ha incrementat (d'un 29% el 2019 a l'actual 39%) i en el dels equips comercials s'ha reduït dràsticament (de l'20% del 2019 a l'9% actual). Aquesta última dada podria explicar-se per la reducció dels desplaçaments provocada per la covid-19 i el confinament.
Hotels de 3 i 4 estrelles, els més utilitzats
Tot i que és cert que la majoria dels enquestats opten per hotels de 3 o 4 estrelles, hi ha matisos en funció de la categoria professional dels empleats. En el cas de l'equip directiu, l'opció més popular segueix sent l'hotel de 4 estrelles (60%), seguida de l'hotel de 3 estrelles (38%), independentment de la mida o la titularitat de l'empresa.
En el cas dels caps i comandaments, les preferències entre 3 i 4 estrelles es reparteixen al 50%, amb un petit increment en la selecció d'hotels de 4 estrelles pel que fa a 2019. En aquest cas, observem una correlació entre la mida de l'empresa i la categoria de l'hotel, així les empreses més grans tendeixen a contractar allotjaments de 4 estrelles (66,7%), mentre que les petites i mitjanes prefereixen els de 3 (58,6% i 61,5%, respectivament) . De la mateixa manera, les companyies multinacionals i mixtes opten preferentment per hotels de 4 estrelles (64,3% de i 80%, respectivament) i les nacionals, pels de 3 (57,7%).
Finalment, pel que fa al personal operatiu, la categoria predominant és l'hotel de 3 estrelles (63%). No obstant, en el cas d'empreses grans o amb participació de capital estranger, si els empleats viatgen acompanyats de caps o directius, l'opció majoritària són els hotels de 4.