Us imagineu que Amazon funcionés igual que l’administració? Tindríem una colla de pdfs interactius als quals accediríem a través d'un menú on marcaríem els articles que voldríem comprar. Un cop fet, rebríem un missatge informant-nos que la comanda ha estat acceptada. Alguns dies després, rebríem un altre missatge a la bústia avisant-nos que tenim una tasca pendent al sistema.
Ens hauríem d’identificar i anar buscant aplicació per aplicació fins a trobar on és el missatge. Allà ens donaria un import i hauríem de construir un full de comanda amb els imports i pujar-los al sistema en format pdf. Unes setmanes més tard, rebríem un altre avís, dient-nos que tenim una notificació al sistema i, després de buscar altre cop per les aplicacions, sabríem que els nostres articles són a Correus i allà els podríem anar a recollir.
Potser us sembla quelcom de ciència ficció, però tots aquests exemples estan trets de funcionaments reals de les nostres administracions; segur que en reconeixeu alguns! Són diverses les raons per les quals això succeeix. Uns em direu: "és que l’administració no competeix i, per tant, no té incentius en posar-se al dia; ells no perden clients". Altres argumentareu que quan es digitalitza, es reprodueix el model i el mecanisme intern perquè és aquest model que dirigeix la digitalització i, encara que sigui inconscientment, mira de no trasbalsar la pròpia estructura. Els més optimistes fareu esment que l’administració ha de vetllar abans de res per garantir la igualtat i no primar l’eficiència. De raons, n’hi ha moltes!
No pots canviar en contra de l'administració; políticament, és inassumible i, a la pràctica, no funciona
Aquest no és un mal menor en un món com l’actual, on la velocitat és clau i on l’ús d’estructures amb velocitats d’un altre segle crea disfuncions importants. És un tema que crea una escletxa digital important: no tothom està avesat i coneix aquest funcionament que s’assembla poc o gens a les aplicacions modernes. I també és una font de despesa important per mantenir una part de l’administració fent la feina que normalment faria un software, en comptes de destinar-la a tasques més útils per a la ciutadania.
Ara bé, el problema és com: com canviar-ho? Els intents han estat molts i potser la gran dificultat és que no pots canviar en contra de l’administració. Políticament, és inassumible i, a la pràctica, no funciona. Només es pot fer amb el concurs i la voluntat de l’administració. Segur que en trobaríem molts, però vull explicar tres casos que representen tres maneres d’introduir la transformació digital a l’administració.
Tres exemples d'administracions digitalitzades
La primera ens ve de Boston, de l’oficina d’Urban Mechanics liderada per Nigel Jacob. Allà, es varen trobar amb què el procediment d’assignar alumnes a les escoles havia crescut en complexitat fins a demanar un document realment ampli per entendre'l i aplicar-lo. Això era el resultat no només d’una burocràcia creixent, sinó també d’una voluntat honesta de fer el procediment el més just possible, contemplant tots els casos que calgués. Més just i més casos vol dir més complexitat. S’havia tornat tan carregós que no només era difícil d’utilitzar correctament, sinó que també creava una escletxa digital desafavorint, precisament, aquells que intentava protegir, la població amb un nivell d’educació inferior.
Si l'administració fa servir les dades que ja coneix de cada ciutadà, pot estalviar-se preguntes i assegurar-se que totes les circumstàncies estan contemplades
La solució va consistir a traspassar a codi tota aquesta complexitat i crear una aplicació que fes possible, d’una manera més simple i orientant l’usuari, sol·licitar plaça. Només feia estrictament les preguntes que calien, de manera que la complexitat quedava molt reduïda. Aquesta és una manera de compaginar la necessitat de procediments justos i, per tant, complexos i, amb moltes excepcions, fer-los àgils, flexibles i comprensibles. Si l’administració fa servir les dades addicionals que ja coneix de cada ciutadà, pot a la vegada actualitzar-les, estalviar-se preguntes i assegurar-se que totes les circumstàncies estan contemplades.
Un altre problema amb el qual les organitzacions es troben és com donar suport als innovadors que existeixen a les organitzacions però a qui els manquen recursos per tirar endavant les seves iniciatives. Una de les aportacions a aquest problema són les agències o les organitzacions externes, a vegades sense una relació directa amb l’administració.
Code for America és una organització non-profit fundada el 2009 a imatge de Teaching for America. El funcionament és aglutinar voluntaris becats que vulguin transformar l’administració reprogramant serveis municipals. Code for America s’organitza en base a projectes als quals les administracions municipals aporten una part de la despesa i Code for America, l’altra. Acostumen a ser projectes emblemàtics i de gran impacte per a la comunitat que comporten tenir fellows treballant a les administracions locals.
Les organitzacions 'non-profit' busquen arribar al màxim nombre de persones solucionant els problemes més importants
Organitzacions com Code for America o agències del govern dedicades a la transformació digital com el GDS anglès o el US Digital Service americà, han donat suport als líders locals que, tot i voler canviar l’administració, no disposaven dels mitjans. Potser us preguntareu perquè cal una non-profit com Code for America si ja hi ha una agència governamental. La resposta és doble. En primer lloc, perquè si hi són les dues hi ha un major dinamisme i una major “competència”: tenir una única finestreta on anar porta, normalment, a tenir una finestreta sovint tancada. En segon lloc, perquè són públics diferents amb incentius, objectius i mecanismes diferents. Si les agències responen a la lògica de l’administració, les organitzacions non-profit busquen arribar al màxim nombre de persones solucionant els problemes més importants i donant suport a qui normalment no el té pels canals habituals.
Hi ha un tercer mecanisme que ha funcionat bé en aquest objectiu de transformar les administracions: les missions. Aquelles tasques a les quals s’aboca una part important de la societat tenen, si aconsegueixen conquerir la imaginació de les persones i els pobles, una immensa capacitat transformadora. A Catalunya, en tenim memòria i aquí varen ser els Jocs Olímpics, però n’hi ha hagut més arreu, com per exemple l’Obamacare als Estats Units o, més recentment, la cerca de la vacuna contra la covid-19 o la cursa per arribar a Mart.
Aquestes tres maneres de digitalitzar l'administració tenen quelcom en comú: les persones; cal lideratge
L’element clau de les missions és la seva capacitat d’aglutinar voluntats i capturar els somnis i la imaginació col·lectius. Algunes vegades són moonshots i tenen un component important de recerca, però en molts casos es tracta més d’aplicar una recerca existent que de descobrir-ne una de nova.
Si, digitalitzar l’administració és possible, i aquí hem vist tres maneres diferents de fer-ho, però n’hi ha més! Ara bé, aquestes tres maneres tenen quelcom en comú: les persones. Cap d’aquestes maneres neix de la mateixa administració; cal lideratge per transformar els procediments complexos en algoritmes aparentment simples, per crear Code for America, agències com USDS o per apostar-hi projectes rellevants. Cal lideratge per crear missions que capturin les aspiracions de molta gent.
Si volem digitalitzar l’administració, canviar la societat, els mètodes són importants però per si sols no resoldran el problema. Ens caldrà fer i deixar créixer i empoderar els líders digitals que sí que la canviaran!