Factura electrònica, o com estalviar en el teu negoci

La factura electrònicaja està ben consolidada entre proveïdores de les administracions públiques. Aquesta és la conclusió que s'extreu dels primers mesos de l'entrada en vigor de l'enviament de les factures en format electrònic des del 15 de gener d'aquest any a partir de l'aplicació de la Llei 25/2013 de l'Estat. Malgrat els grans dubtes que va generar aquest nou format al principi, les dades i les experiències de les empreses catalanes demostren que la seva aplicació ha estat un revulsiu positiu en els sistemes de facturació amb un estalvi econòmic, ecològic i també de temps, ja que s'estalvia paper i personal generant la factura alhora que els cobraments es demoren molt menys.

Prova d'aquest èxit és el constant increment mes rere mes de les factures electròniques enviades a les administracions públiques de Catalunya. Fins al setembre, 12.509 proveïdors han lliurat més d'1,2 milions de factures electròniques a través del servei públic català e.FACT.

Aquestes bones sensacions també les comparteixen Pimec i la Cambra de Comerç de Barcelona, asssociacions empresarials que donen suport a la Generalitat per tramitar la factura electrònica, a través de les experiències dels seus socis. Les dues entitats corroboren els avantatges que proporciona aquest format de factura i aposten per la seva extensió entre totes les empreses. Per a les administracions públiques, les factures dels seus proveïdors han d'estar en arxiu .xml i en el format Facturae, fets incompatibles amb el sistema informàtic i de software emprat fins ara per la majoria d'empreses. Aquesta incompatibilitat informàtica i el fet que cada administració pugui tenir el seu propi punt general d'entrada de factures han estat els principals handicaps que s'han trobat els proveïdors. Els punts d'entrada són una espècie de taulell de registre virtual on els proveïdors han de penjar les factures omplint dades i camps concrets que es requereixen i que poden canviar segons l'administració.

Per aquesta raó i amb la finalitat d'evitar la despesa que comporta crear un nou sistema propi de facturació, algunes institucions públiques han posat a l'abast serveis gratuïts. Però els defectes i complicacions que sovint comporten han fet que altres organismes, com la patronal Pimec, hagi posat a disposició de les empreses el seu propi sistema, el Pimefactura, que ha tingut una bona acollida entre les empreses per la seva eficiència. La patronal calcula que el nou format de factura pot reduir fins a tres vegades els terminis de pagaments.

Dels dubtes inicials al balanç positiu 
"El nostre sistema de gestió és de l'any 2000 i no l'hem actualitzat, cosa que és una limitació per generar arxius .xml", explica Jordi Flores, responsable de sistemes d'informació de Salicru, empresa de referència en la fabricació d'electrònica en potència i sòcia de Pimec, situada a Santa Maria de Palautordera des de l'any 1965. Flores explica que, a causa d'aquest problema, van haver de buscar un programa de facturació extern que els ajudés a fer les factures electròniques, i van optar per utilitzar Pimefactura de Pimec. "No ha sigut fàcil perquè la llei era molt clara en el tipus de format de les factures, a més que la llibertat que es dóna a les administracions per tenir diferents punts d'entrada va fer que al principi tinguéssim molts problemes burocràtics", apunta Flores.

No obstant aquest inici entrebancat, l'empresa vallesana ha vist finalment més avantatges que inconvenients en el nou format. "El que veiem és un guany en el fet de poder facturar automàticament a través de la xarxa perquè t'estalvies papers, persones ensobrant i fent enviaments, i fas un seguiment de la factura online per veure en quin estat es troba. El balanç és positiu i seguirem en aquesta línia", assegura Flores, que destaca les "facilitats" que ofereix Pimefactura perquè penja automàticament les factures al punt d'entrada corresponent.

En aquest sentit, Salicru pot estalviar temps i diners per centrar-se en aspectes més importants pel futur d'aquest negoci familiar nascut ara fa 50 anys com ara potenciar les exportacions dels seus productes. Actualment, l'empresa, que compta amb prop de 200 treballadors a la planta vallesana, ven el 60% de la producció a tot l'estat espanyol i el 40% l'exporta, amb l'objectiu d'equilibrar aquestes xifres al 50%. Amb presència de negoci a més de 40 països, té filials a França, Mèxic, Marroc o Xina, entre d'altres, i factura prop de 40 milions d'euros anuals, invertint un 5% del pressupost cada any en R D. Una tendència de creixement de l'empresa que requereix innovació i eines tecnològiques (com ara la factura electrònica) per optimitzar recursos i avançar cap al futur.

Les dades avalen el nou format electrònic 
La Llei 25/2013 marca que les empreses que facturin més de 5.000 euros en una factura han d'enviar les factures en format electrònic. No obstant això, les dades que mostra l'e.FACT, el servei de les administracions públiques catalanes per a la recepció de factures electròniques, indiquen que el 89% de les factures rebudes són inferiors a aquesta xifra de 5.000 euros. De fet, el 54% d'aquestes empreses s'han lliurat a través de serveis de facturació externs, cosa que corrobora el fet que queda molta feina per fer en l'adaptació dels sistemes informàtics de les empreses al nou format de facturació.

"L'adaptació de l'empresari a la factura electrònica és un procés d'assimilació. Quan veuen que el resultat és positiu, maduren perquè veuen que cobren abans i que no han de tenir a una persona darrera dels clients. Aquest tràmit permet tenir-ho tot més controlat", explica Andreu Bru, director del departament de solucions TIC de Pimec. La patronal compta amb prop de 110.000 socis, mentre que unes 1.500 empreses utilitzen el seu programa Pimefactura per elaborar factures electròniques. Bru calcula que, amb l'entrada en funcionament de la factura electrònica, el Govern espanyol es pot haver estalviat uns 24 milions d'euros i els empresaris, prop de 14 milions d'euros.

Patronals i cambres coincideixen que els principals problemes que han tingut les empreses al principi per elaborar factures electròniques han estat el fet de no tenir el sistema informàtic de facturació adaptat, la desconeixença del fitxer .xml i entendre alguns camps obligatoris d'omplir en la factura que demanen les administracions per admetre-la a tràmit, que sovint varien segons el punt d'entrada.

A més, es requereix una signatura digital que s'han d'instal·lar al sistema, tot i que la llei contempla que aquesta pot ser delegada. "Des de Pimec treballem perquè alguns d'aquests camps dubtosos s'homogeneïtzin per facilitar la feina als proveïdors. Tot i això, el balanç que fem de la factura electrònica és positiu, ja que està clar que és un avantatge pels empresaris", afegeix Bru, que assegura que durant el 2014 la patronal ha fet més de 60 trobades amb empreses de tot el país per explicar aquest nou format de factura.

"El primer balanç que en fem és molt positiu. Algunes empreses, inclús, ja envien factures electròniques a altres clients que no siguin les administracions perquè veuen els seus beneficis. Molts negocis no ho veien clar però un cop les han usat han quedat molt satisfets del resultat", explica Vicente Atienza, responsable de projectes TIC de la Cambra de Comerç de Barcelona. L'organisme, que compta amb prop de 200.000 socis, col·labora amb la Generalitat en la implementació de la factura electrònica. En el seu servei telefònic d'atenció a les empreses (sòcies o no) reben entre 150 i 200 trucades mensuals.

L'aposta pel sistema propi de facturació 
"El nostre problema va ser que es va aplicar aquests tipus de format massa de cop i amb molt desconeixement per part de les empreses, i vam reformar el nostre sistema informàtic per adaptar-nos a la nova normativa i tenir el nostre propi sistema de generació de factures", explica Eva Garcia, membre del departament de comandes de Telic SAU, empresa fabricant de dispositius mèdics i de productes cosmètics, entre d'altres, nascuda l'any 1982 i situada a Bigues i Riells. La firma vallesana és membre del Club Cambra (Cambra de Comerç de Barcelona) i va assistir a un dels tallers organitzats per l'organisme sobre factura electrònica.

"És cert que a vegades trobes problemes de connexió i que els punts d'entrada dificulta l'elaboració de les factures al principi, però el nou format electrònic ens dóna agilitat i control del procés de cobrament, ens estalvia temps, paper i estona de feina. Hem guanyat molt en la correcta tramitació de les factures i això és una aposta de futur", assegura Garcia. L'empresa calcula que ja deu haver enviat prop de 3.500 factures en format electrònic des que va posar en marxa el nou sistema propi de facturació a l'abril, i calcula que n'emetrà unes 9.000 anuals, la majoria d'elles inferiors als 5.000 euros.

A més, Telic SAU disposa del portal B2BRouter d'INVINET, l'empresa de Consultoria i Serveis, que ofereix un servei bàsic d'emissió i recepció de factura electrònica sense cost per l'usuari registrat. La firma vallesana compta amb més de 80 treballadors entre les instal·lacions de Bigues i els comercials i té una filial a França, mentre que el 42% dels seus productes són exportats a 82 països de tot el món.

El futur passa per la informatització 
"Actualment, hi ha serveis de facturació en línia que et permeten tirar endavant sense invertir en un software propi. Si una part important dels teus clients provenen de les administracions públiques, la factura electrònica val molt la pena perquè és tot més àgil", assegura Flores. "A poc a poc, moltes empreses van tenint els seus programes informàtics al dia adaptats al nou format de facturació. Amb dades en mà, la nostra recomanació és que el 100% de les factures de totes les empreses, sigui quin sigui l'import, siguin electròniques", explica Bru.

"Per a nosaltres és molt recomanable que si una empresa genera moltes factures, per molt baix que sigui l'import de cadascuna, utilitzi el format electrònic perquè guanyarà agilitat i estalviarà en molts sentis", afirma Garcia. "El nostre missatge és que la factura electrònica és una millora de la competitivitat de les empreses. Els negocis han d'invertir en la renovació del seu sistema informàtic perquè al final acabes estalviant diners. La tecnologia és el futur", conclou Atienza.