En el món d’avui en dia, on l’economia empresarial està tan connectada internacionalment, hi ha una sèrie de requisits que són necessaris per obrir portes i aconseguir ser tingut en compte a l’estranger. El més obvi és saber parlar un bon anglès. Tanmateix, hi ha altres elements que, tot i no ser tan importants, poden ajudar, i molt, a aconseguir el resultat desitjat. Un d’aquests és entendre la manera de fer de la gent d'altres països, tant si parlem d’un client, d’un proveïdor, d’un inversor o d’un possible cap, en el cas d’estar cercant feina.
Per exemple, entendre com es duen a terme les reunions empresarials als altres països ens pot ajudar a generar una major confiança, a establir una millor relació i a aconseguir que una trobada sigui més productiva. Demostrar respecte per les normes culturals de l’altri fa que aquest se senti més còmode, valorat i comprés. Cada país té la seva manera de portar a terme les reunions i les negociacions. Per exemple, al Japó les reunions sovint comencen amb unes salutacions formals i amb un intercanvi de targetes de visita, que sempre cal entregar amb les dues mans i que, en cas de rebre-la, ens requereix dedicar uns segons a llegir-la. Entendre aquesta mena de ritual senzill ens pot ajudar a donar una primera impressió positiva.
Si et reuneixes amb els britànics, et caldrà una agenda
Els britànics també tenen la seva forma particular de relacionar-se en els negocis. Aquesta no és ni millor ni pitjor que la dels catalans, però de la mateixa manera que condueixen per l’esquerra, utilitzen les milles en comptes dels kilòmetres i, majoritàriament, prenen te en comptes de cafè, també fan les reunions a la seva manera. Per exemple, així com a Catalunya, i a moltes altres cultures, les relacions personals són importants quan es tracta de fer negocis, al Regne Unit aquest no és un factor tan rellevant. Si la nostra proposta és interessant, els britànics ens escoltaran, encara que no tinguin cap mena referència sobre nosaltres o sobre l’organització que representem.
Això sí, si et reuneixes amb els britànics, et caldrà una agenda. Tant l'agenda com el temps que es dedica a cada reunió són importants. És a dir, si ens reunim amb britànics, cal administrar bé el temps que tenim per poder tractar tots els temes que estaven programats. Per tant, és essencial ser puntual i començar a l’hora. I això no és un tòpic. Si fem tard a una reunió, ja comencem malament. No és recomanable fer esperar als empresaris britànics. I tampoc es considera correcte arribar massa aviat. Al Regne Unit, la puntualitat consisteix a arribar a l’hora, ni abans ni després, i també acabar a l'hora prevista. Per tant, si veiem que un tema concret ens requerirà més temps del previst, demanem una altra reunió per continuar un altre dia. Així podrem seguir el programa de l’agenda i evitem deixar temes sense tractar.
Pel que fa a la formalitat, aquest és un element interessant. Tot i que a la Gran Bretanya les trobades tendeixen a seguir una estructura establerta, que té en compte la jerarquia, els britànics són menys formals del que sovint ens pensem. De fet, tot i que no hi ha cap norma escrita, a la majoria de les trobades, els primers cinc minuts es dediquen a temes que tenen poc a veure amb el tema de la reunió. Així, els primers instants acostumen a parlar del temps, s’expliquen com han passat les darreres vacances, comenten un viatge recent o fan alguna observació sobre la ciutat on té lloc la reunió. Ara bé, al cap de pocs minuts, ja se centren en el motiu de la reunió d’una manera formal.
A més, tinguem ben present que, en la majoria dels casos, els britànics vindran a la reunió amb els deures fets. És a dir, hauran llegit tots els documents que cal llegir i, fins i tot, hauran preparat entre ells com plantejar la trobada. Si la reunió l'hem demanat nosaltres, normalment la part britànica ens preguntarà si volem començar a parlar nosaltres. Si l'han demanat ells, començaran a parlar ells. Ara bé, si la trobada ha estat demanada per ambdues parts i ells volen començar, segurament ens preguntaran si volem començar nosaltres o si ho fan ells. Aquesta és una manera subtil i educada que tenen de dir que volen començar ells. Si, en cas contrari, ells volen escoltar més que no pas parlar, ens preguntaran com tenim pensat conduir la trobada.
Quan comencen les intervencions, s’acostumen a fer per ordre jeràrquic. I cal tenir en compte que durant les intervencions són poc comunes les interrupcions. Els britànics no s’interrompen entre ells gairebé mai, a menys que hi hagi un malentès o estiguin radicalment en desacord en algun assumpte concret. Normalment, esperen pacientment que la persona que està parlant acabi abans de fer els seus comentaris.
Un altre aspecte que cal observar és que a les reunions entre britànics, les coses es diuen només una vegada, fins i tot les més importants. A Catalunya, en canvi, tendim a repetir els mateixos missatges moltes vegades, sobretot els importants, encara que sigui variant la manera de dir-ho. La reiteració no és un element molt comú a les reunions britàniques.
De vegades, el més difícil d’entendre és si estan en desacord. En general, sempre miren d’evitar dir que no. Ho troben de mal gust i poc respectuós. La seva manera d’evidenciar una negativa pot ser molt subtil. Normalment, presenten un plantejament alternatiu o utilitzen formes condicionals del tipus “no estem segurs” o “potser seria més convenient fer-ho d'aquesta altra manera”, etc. Intenten per tots els mitjans no entrar en una confrontació directa i es decanten per l’ús d'un llenguatge diplomàtic. De vegades, porten tan a l'extrem aquesta pràctica que fa la sensació que tothom està d'acord amb el que s’ha proposat quan, de fet, sovint no és així. Per evitar malentesos, sempre és recomanable, al final de la reunió, dedicar uns minuts a resumir els punts clau dels aspectes acordats, per tal de garantir que hi ha hagut una bona comprensió mútua i per determinar quins han de ser els pròxims passos a seguir.
Els dinars o sopars de negocis, tan habituals a casa nostra, no sovintegen al Regne Unit
És important també tenir en compte que pels britànics, una vegada s'ha acordat una decisió sobre un assumpte, ja no cal tornar-lo a tocar i ja no es proposen condicions noves. En una ocasió, el director d'una coneguda marca de motors de vehicles de luxe britànica em va comentar, tot molest, que durant reunions amb empresaris espanyols, aquests havien reobert al darrer dia de les negociacions debats ja tancats tot demanant noves condicions gairebé impossibles d'acceptar. Aquest directiu em va confessar que havia hagut d'aprendre a fer el mateix i preparar-se una contraproposta igualment ambiciosa per tal de neutralitzar les noves demandes. Així doncs, cal tenir present que els elements sorpresa de darrera hora no són benvinguts entre l’empresariat britànic.
Finalment, també trobem singularitats en els dinars de feina. Els dinars o sopars de negocis, tan habituals a casa nostra, no sovintegen al Regne Unit. Els britànics acostumen a fer les reunions de negocis a l'oficina d’una de les dues parts o, darrerament, cadascú des de la seva, mitjançant una videoconferència. Els àpats, en canvi, es reserven per a quan la feina s'ha enllestit o per a quan s’han assolit acords, com una mena de celebració. I quan aquests tenen lloc, si és que tenen lloc, no es tendeix a parlar de feina ni del projecte en concret. Els àpats es reserven per conèixer-se millor personalment. Per tant, la conversa tindrà poc contingut professional i acostuma a tractar altres temes que són poc o gens rellevants pel negoci o projecte acordat.
En resum, tot plegat és un exemple de com la manera de fer les reunions i els hàbits de negociació dels britànics, malgrat no ser radicalment diferents dels nostres, presenten certs elements singulars que cal conèixer i respectar si volem optimitzar les nostres oportunitats. Les bones maneres i el coneixement dels hàbits dels nostres interlocutors sempre ajuden a poder tancar amb èxit un bon acord. Paga la pena tenir-ho en compte.