A la meva primera feina com a Product Manger Junior vaig escoltar per primer cop una paraula amb la qual no estava del tot familiaritzat: VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Des de llavors s'ha convertit en una mena de mantra al qual tots recorrem per definir la situació en què ens movem. Res de nou, d'altra banda. Si parles amb generacions anteriors, tot i que amb altres paraules, descriuran exactament el mateix escenari.
Aquest acrònim és com un organisme viu que té la capacitat d'evolucionar i mutar, i la facultat de canviar l'entorn extern i intern de les organitzacions. Com a conseqüència, aquest organisme està evolucionant constantment i els directius hem de començar a reconèixer que cal respondre i fer ajustos en temps real. Per això, tenir unes pautes clares és indispensable per aconseguir la suficient resiliència en la presa de decisions.
Passar d'un estat sòlid a un estat líquid
En aquesta conjuntura és important dotar les empreses de mecanismes que els permetin passar d'un estat sòlid o estàtic a un estat líquid o mòbil. Mentre que l'empresa del segle XX es caracteritzava per una orientació a l'oferta i la demanda mitjançant processos pautats, la del segle XXI, especialment en aquesta última dècada, s'està caracteritzant per una orientació a l'usuari, i això requereix una nova forma de gestió.
La incertesa com a cultura d'empresa, de l'estat estàtic a l'estat mòbil
És aconsellable implementar eines que permetin aglutinar totes les fonts d'informació/dades en un mateix lloc (visualitzadors de dades), així com dotar l'organització d'espais de presa de decisions àgils per poder adaptar-se als entorns canviants (el que es coneix com lean management). Segons Patrick Forth, Senior Partner de la multinacional Boston Consulting Group, en una interessant charla TED: "Ha canviat la velocitat del rellotge, de la línia exponencial" i, per això, s'han de prendre decisions més ràpides i precises.
Definir la meta i flexibilitzar el camí
La velocitat a la qual l'entorn canvia és sorprenent. Com a exemple, la pandèmia actual ha derivat en una de les crisis de subministrament més greus de les últimes dècades: la dels materials semiconductors. I és que, a entorns d'incertesa, les amenaces són proporcionals a la velocitat del canvi i és fonamental definir adequadament les metes i implementar plans que puguin ser fluids i flexibles. Aquests plans han de ser integrals i integradors de tots els departaments (integral) i membres de tota l’organització (integrador), adoptant eines com el Balanced Scorecard i reforçant el mateix pla de negoci com a passos indispensables.
De la gestió de processos a la gestió per projectes
En pro de poder prendre decisions en temps real, així com de flexibilitzar l'empresa perquè sigui capaç de fer front períodes d'incertesa, s'ha de canviar la cultura de gestió de l'empresa. Els processos haurien de simplificar-se, tot i la dificultat que això comporta, ja que moltes vegades es requereix implementar canvis en la base mateixa de l’organització, fet que pot ser molt complex per a multinacionals.
Focalitza, simplifica i revisa
No obstant això, treballar per projectes permet centrar-se en parcel·les més petites de gestió, facilitant a la vegada el canvi àgil i permetent realitzar un seguiment més exhaustiu i detallat. En efecte, una gestió per projectes fa més fàcil comunicar l'objectiu a assolir i, per tant, requereix un esforç concís amb un propòsit clar. Els processos, no obstant això, són parts més fonamentals i operacionals.
Modificar processos requereix involucrar molts recursos i afecta de forma vertical a totes les àrees de la companyia. En canvi, treballar per projectes permet una gestió més transversal, aprofitar millor els recursos dels quals es disposa i implementar canvis de manera segmentada i gradual, facilitant a la vegada el seu monitoratge per tal de verificar la seva eficàcia.
Planificar més de pressa i amb més freqüència
A l'article 'An Agile Approach to Budgeting for Uncertain Times’ publicat per la Harvard Business Review, els autors Darrell K. Rigby, Joost Spits i Steve Berez destaquen la necessitat de planificar més de pressa i amb més freqüència, a més de virar des d'un enfocament que asseguri la precisió financera cap a un plantejament més estratègic.
Certament, les organitzacions necessiten plans anuals, però aquests no han de ser inflexibles, ni han de ser un contracte vinculant, on petits desajustaments puguin esdevenir en un fracàs. En un món de canvis impredictibles i accelerats, els pronòstics a llarg termini seran cada vegada menys fiables ,i apegar-se a aquests plans pot esdevenir perillós. Si s'ajusten els pronòstics a mig-llarg termini amb major regularitat, es podrà millorar la precisió econòmica dels plans de negoci en menys temps i amb menys esforç.
Així, perquè les companyies puguin adaptar-se serà important proveir-se d’aquest focus estratègic, definir metes clares a través de projectes específics i incorporar eines que permetin la presa de decisions àgils. Només així les organitzacions podran reduir la incertesa i competir en aquest entorn VUCA que, lluny de ser un context nou, és l'hàbitat natural òptim per al creixement constant de les organitzacions.