L'entorn laboral en què vivim és una font inesgotable de complexitat. La diversitat d'activitats a l'empresa, el caràcter imprevisible de la crisi i les noves tecnologies poden generar grans oportunitats, però, al mateix temps, poden ser conductors de la ineficiència, l'estrès i la falta de direcció a les organitzacions. Per això, és necessari prendre consciència i entendre que simplificar els processos, a partir dels objectius definits i l'anàlisi dels recursos necessaris, és un exercici cada vegada més vital i ineludible.
Dit això, la cerca de la simplicitat en l'àmbit professional implica eliminar passos innecessaris, confusos o complicats i posar en marxa accions que afegeixin valor, no només a les propostes, sinó al camí que hauran de seguir les persones a càrrec perquè floreixin. I és que, quan parlem de generar valor, ens referim a la labor conscient d'augmentar la distància entre el que veiem coherent i primordial i que, per tant, ens motiva i augmenta la nostra sensació de benestar, del que manca de propòsit i que, per tant, ens desmotiva i dificulta el nostre progrés. Focalitzar la nostra atenció en les activitats que són veritablement rellevants és bàsic per a generar un major impacte, tant en la nostra carrera professional com en els resultats de l'empresa.
Com Steve Jobs afirmava: “La simplicitat és més dura que la complexitat, perquè has d'esforçar-te per a aclarir les teves idees perquè siguin simples"
Per aterrar aquest concepte en el nostre dia a dia laboral, primer hem d'esforçar-nos a aclarir i ordenar els nostres pensaments, compilant totes les tasques que solen estar sota el nostre paraigua de manera recurrent, per a poder prioritzar allò que és més important del que es presenta com a ‘urgent’ o ‘imprescindible’ però que, en realitat, són només processos que demoren la consecució dels nostres objectius. En segon lloc, una vegada avaluada la situació general, hem d'aprofundir i analitzar les principals fonts de complexitat que dificulten l'acompliment de les nostres responsabilitats. Vegem quines són les més habituals:
- La falsa productivitat: Hi ha persones convençudes que la productivitat s'aconsegueix a través de l'ocupació total del temps, atenent qualsevol mena de tasca, sense ser conscients que aquesta perspectiva condueix a la dispersió i a la complexitat. No comprenen que la màxima eficàcia i eficiència es produeixen quan dirigim tota la nostra atenció a les activitats essencials, durant un temps determinat, per a poder desenvolupar tot el seu potencial.
- La manca d'assertivitat: L'assertivitat consisteix a saber trobar l'equilibri entre dos extrems igual de dolents, com són la passivitat i l'agressivitat en la comunicació de les nostres idees o conviccions. Per consegüent, l'absència d'aquesta es tradueix en la dificultat per a saber dir que no als precs o peticions dels altres, per por d'ofendre'ls o causar-los algun problema, acceptant sempre qualsevol tasca que ens posin al davant. Aquesta situació, lluny de l'acte de bondat que pretén ser, sol implicar conseqüències negatives com la frustració resultant d'haver de renunciar al que és realment fonamental per a aconseguir els nostres objectius.
- La connectivitat constant: No és cap secret que, com més connectada està una persona a internet, més distraccions ha d'afrontar durant la seva jornada laboral. Això, una vegada més, genera dispersió i complexitat, dificultant la nostra focalització en la resolució de les coses més importants en la nostra llista de tasques.
- La cultura de la immediatesa: Arran de la revolució digital, hem experimentat una creixent necessitat de donar i obtenir respostes immediates, integrant aquesta manera de treballar en la nostra rutina. Aquest modus operandi genera una pèrdua del control del nostre temps, provocada per l'anteposició de les prioritats alienes que difumina l'atenció sobre les nostres.
- La sobreinformació: La necessitat, gairebé obsessiva, per saber permanentment el que succeeix a la resta del món, en el nostre sector o en la nostra categoria de productes o serveis, té un impacte directe en la nostra productivitat. La informació continuarà multiplicant-se, de manera inevitable, a una velocitat esgarrifosa, per la qual cosa el veritable repte que tenim davant no és tant el de saber gestionar els temps de la tecnologia, com la nostra habilitat per a saber-nos informar millor.
En resum, simplificar en el treball és sinònim de crear valor professional i, per a implementar-lo en la nostra realitat, haurem de redibuixar les relacions que tenim establertes, tan interpersonals com amb la tecnologia, per a construir un sistema de simplicitat sustentat per la cooperació i l'ús intel·ligent de tots els recursos que tenim a disposició. Com Steve Jobs afirmava: “La simplicitat és més dura que la complexitat, perquè has d'esforçar-te per a aclarir les teves idees perquè siguin simples. Però val la pena fer aquest esforç, ja que si ho aconsegueixes pots moure muntanyes”.