Priorizar la actividad más inmediata

Con demasiada frecuencia nos dejamos arrastrar por los imprevistos. Un cambio repentino de la rutina nos hace cambiar el rumbo. La respuesta a este tipo de situaciones es fomentar las condiciones que te permitan saber qué tienes que hacer en cada momento. En otras palabras, tener un método de trabajo.

Si me permites, me gustaría proponerte un experimento. Si eres una persona que gestiona un gran número de asuntos, me refiero a temas de trabajo más la gestión de un elevado número de detalles en forma de interrupciones, llamadas, e-mails a contestar, gestión de urgencias... Si lo administras todo a pelo, sin ninguna forma concreta de trabajar (no me refiero con una herramienta o un software), te invito a conocer Autofocus.

Márcate un día para empezar a trabajar con este sistema. Pensando en aquel día, confecciona una lista de todo el que tienes pendiente. Llegado el día, traza una ralla al final de la lista comprometiéndote a no añadir - más ítems. Si tienes que sumar algo más a tu recopilación de pendientes hazlo a partir de la línea trazada, en una nueva lista.

Nos toca trabajar, y lo haremos sobre unas normas que definen el método. En primer lugar hiciera una lectura rápida de la lista, te ayudará a crear perspectiva del que tienes por adelantado. En una segunda lectura escogerás la tarea con la cual empezarás trabajando, ya sea por su prioridad o por su atractivo, iniciarás su ejecución dedicando el tiempo que te parezca oportuno. Si no consigues acabar lo anotarás de nuevo al final de la lista cerrada (antes de la línea trazada para marcar el final), y volverás a leer la lista para elegir la siguiente.

En un proceso continuado de lectura-selección-ejecución continuado realizaremos todas las tareas. Queda pendiente pero aquellas que se resisten y se atrasan (voluntariamente o no). En este punto nos permitimos abrir la lista donde hemos añadido las tareas que iban surgiendo y hacemos un pase, leyendo, seleccionando y llevan a cabo el trabajo. Un golpe acabado el punto aparte tenemos que tomar una decisión con las tareas pendientes:

Descartar la tarea, volverla añadir a la lista abierta cambiando la redacción, o añadirla a la lista con la misma redacción. Un golpe procesadas, damos por acabada la primera lista y pasamos a trabajar en el nuevo lote de trabajo.

Es una forma de trabajar para enfocar en la actividad más inmediata. Un intento para trabajar mejor aunque creas que todo funciona. Sobre raíles todo fluye de otro modo.