El pròxim 2025 serà un any clau per a la facturació electrònica. Negocis, i autònoms estaran subjectes a la nova normativa al respecte. I cal avançar en els problemes i les solucions que podem trobar-nos. Potser, com que encara no tenim una data de termini establerta al 100% i el procés s’ha anat allargant pels passos burocràtics que ha de donar la normativa, no tenim molt present que l’adaptació a la factura electrònica s’ha d’encarar com més aviat millor.
Però, tot i que ja fa temps que parlem de la factura electrònica o perquè ja fa molt de temps que parlem d’aquest canvi normatiu, encara hi ha dubtes i confusió amb alguns conceptes clau, que aquí tractaré d’aclarir.
La factura digital és un document que pot ser un PDF o un Word o, fins i tot, una imatge d’una factura en paper. El que fa que la factura sigui digital és el mitjà en el qual es visualitza, emmagatzema o s’envia. Però una factura electrònica és una factura emesa per mitjans electrònics que té la mateixa validesa que una factura en paper. Cal recordar que un tiquet de caixa és una factura simplificada des de 2013. De fet, el concepte tiquet va quedar fora en aquest reglament i es va estipular el nom de factura simplificada.
Cal recordar que un tiquet de caixa és una factura simplificada des de 2013. De fet, el concepte tiquet va quedar fora en aquest reglament i es va estipular el nom de factura simplificada
La diferència amb una factura és que a la factura simplificada no apareixen les dades del receptor, però sí que han d’aparèixer les dades de l’emissor. Val a dir que l’ús de la factura simplificada és habitual a petit comerç: perruqueries, pastisseries, bars i restaurants, gasolineres, pàrquings, autopistes, etc. Aquest document té valor legal en justificar una despesa, i ha de constar número de factura (ha de ser correlatiu), data d’expedició, dades de l’emissor amb NIF, concepte, tipus impositiu, import total.
Per què ara parlem més de la factura electrònica? La Llei Crea i Creix va introduir la factura electrònica obligatòria per empresaris i professionals i s’anirà implantant a mesura que es vagi desenvolupant el reglament. Aquesta factura electrònica obligatòria està ja en ús, per exemple, en les relacions d’empreses i autònoms amb l’administració pública. La finalitat de la factura electrònica és afavorir la digitalització de les empreses, reduir la morositat i tenir un major control sobre les operacions.
La Llei Antifrau, d’altra banda, és la que regula els sistemes de facturació i estableix els requisits que s’han de complir. Els requisits indiquen que els programes de facturació no poden permetre la modificació o manipulació de factures emeses, tampoc poden permetre doble comptabilitat.
Per cada factura emesa és obligatori la generació d’un registre, si aquest registre s’envia en temps real a Hisenda, parlem que l’empresa estarà acollida a la modalitat Verifactu. Les empreses poden triar acollir-se o no a aquesta modalitat. Cal recordar no obstant que la factura electrònica és el format de factura en el qual treballen aquests sistemes de facturació.
Una cosa tan simple com modificar la data o el preu d’una factura una vegada està emesa no està permès, tal com ja exposava la Llei General Tributària. No obstant això, aquesta pràctica acostuma a ser habitual, quan el que s’hauria de fer és treballar amb pressupostos o fer factures rectificatives si s’han de modificar dades. Tot això, a partir de l’any vinent serà el que es trobin empreses i autònoms; serà el mateix programari de facturació qui no els permetrà modificar aquests conceptes de les factures emeses, perquè aquestes quedaran bloquejades complint així amb els requisits de la Llei.
Una cosa tan simple com modificar la data o el preu d’una factura una vegada està emesa no està permès
És habitual prendre’s aquest tipus d’obligacions com a càrregues, i sí, inicialment poden suposar sobretot una inversió de temps: s’han de conèixer les implicacions i s’han d’adaptar processos o maneres de fer. A la vegada, i mirant el vessant positiu d’aquestes obligacions, per a moltes empreses fer aquest pas endavant per la digitalització dels seus negocis, serà clau, reduint la càrrega administrativa, evitant errors humans, essent més eficients i millorant la comunicació amb proveïdors, amb clients i amb la seva pròpia assessoria.
Per exemple, aquells autònoms i empreses que tinguin la sensació que canviar el Word, PDF o Excel (programes que queden fora dels programaris homologats) suposarà una complexitat afegida a la seva feina, veuran que treballar amb un programa de facturació, que fins i tot poden tenir disponible com a app mòbil, és una forma de simplificar les seves tasques administratives i de facturació. A l’aplicació poden tenir la seva base de dades de clients, productes, serveis i enviar al moment pressupostos o factures al moment i des d’allà on siguin.