Desembre és un bon mes per fer balanç de l'any i preparar el proper exercici. No estem parlant de fer un balanç comptable o fiscal, sinó de l'activitat econòmica de l'empresa en els àmbits que realment són el motor que la fan funcionar.
El primer pas és fer una radiografia de com s'ha anat desenvolupant l'activitat econòmica de l'empresa en el darrer any en cadascuna de les àrees, des d'administració, compres o logística passant per producció, comercial, màrqueting o recursos humans. Aquesta radiografia és vàlida i necessària tant per a les grans empreses com per a les petites. De fet, per a les petites empreses serà més fàcil fer aquesta anàlisi pel fet que se simplifiquen o es fusionen departaments.
Què ha anat bé i què no?
Per analitzar l'activitat econòmica de l'empresa en el darrer any és necessari respondre per escrit a dues preguntes clau: què ha anat bé i què no? I analitzar, a partir de les respostes, els efectes positius i negatius que l'empresa ha obtingut de cada àrea i, sobretot, quines n'han estat les causes, tant de les positives com de les negatives.
Aquest exercici ajudarà de forma objectiva a descobrir i a reflexionar sobre molts aspectes i variables que faran que l'empresa sigui més eficient de cara a l'any vinent. Per això, és important que l'empresari parli amb cadascun dels responsables i amb les persones de confiança de la seva empresa. Cal que els escolti de forma activa. S'interessi per ells si vol ser interessant pels seus treballadors. Li donaran explicacions i, molt probablement, també possibles solucions.
És important que l'empresari parli amb cadascun dels responsables i amb les persones de confiança de la seva empresa
És important que l'empresari es plantegi i analitzi quina és la situació actual a la seva empresa, mirant el seu negoci per dins. Un bon exercici és agafar una llibreta i anotar tot allò que s'ha fet bé i en què objectivament reconeix que la companyia és bona. Aquest exercici és especialment determinant en aquells aspectes que fan únics l'empresa i que marquen la diferència amb la competència. És important que a la llista no hi falti res que sigui clau i mereixi estar escrit. Per exemple, cal que identifiqui si s'han aconseguit els objectius, si s'ha facturat més, si ha aconseguit nous clients, si han comprat més clients habituals que l'any anterior, si ha millorat el marge comercial, si ha aconseguit una part important dels seus plans previstos, si ha augmentat la plantilla, si els clients parlen bé de l'empresa, si ha augmentat la presència online de l'empresa, si han augmentat els beneficis, i altres punts que poden haver enfortit la seva posició empresarial en el darrer any.
De la mateixa manera, és tant o més important que l'empresari identifiqui allò en què no ha estat tan bo i que haurà de millorar en el proper exercici. Per exemple, és clau que inclogui a la llista si ha perdut clients, si ha baixat la facturació, si ha perdut marge comercial, si no han funcionat algunes estratègies, si ha perdut quota de mercat, si l'empresa no té un bon clima laboral o entrarà en pèrdues, si alguns plans que s'han portat a terme han resultat fallits, si no ha aconseguit els objectius marcats, si el màrqueting online no funciona com voldria o altres punts que fan més feble la posició de la companyia en el mercat.
Temors i oportunitats al mercat
De la mateixa manera, l'empresari ha d'aixecar la perspectiva i mirar també al mercat pensant en una visió de futur i ha de fer una relació escrita d'allò que veu i que li fa por perquè pot perjudicar la seva empresa. És tant o més important que avaluar internament el funcionament de la companyia, analitzar el seu entorn i identificar, per exemple, les estratègies que utilitza la competència, l'aparició de nous productes que poden substituir els propis o de nous serveis que superen els que ofereix l'empresa, l'aprovació de noves polítiques de preu, la introducció ràpida d'una nova tecnologia que no pot incloure a la seva empresa, el desembarcament de noves empreses molt competitives o l'aprovació de noves legislacions que poden afectar l'activitat econòmica.
A l'hora d'avaluar el mercat, és important també que l'empresari no només es fixi en allò que està succeint de forma negativa i que li fa por, sinó també en veure allò que considera atractiu en el mercat i que pot convertir-se en una oportunitat que li permeti créixer i guanyar-se millor la vida. És necessari que avaluï nous segments de mercats o nous nínxols de mercat on trobar clients, que analitzi canvis positius d'hàbits de consum que el puguin beneficiar, conjuntures microeconòmiques o macroeconòmiques que puguin ajudar la seva posició de mercat o noves oportunitats on vegi que pugui augmentar la seva presència al mercat.
L'actitud mental de l'equip
Un cop analitzats tots els punts forts i febles de l'empresa durant el darrer any i les oportunitats i reptes que planteja el mercat, és important també que l'empresari repassi l'actitud mental del seu equip. Tenen mentalitat guanyadora o perdedora? I ell? Com ho percep objectivament? I el seu equip? És important que investigui, pregunti, esbrini com estan els ànims i si guanya l'actitud positiva o la negativa. En funció del resultat, haurà d'actuar d'una manera o de l'altra. Prendrà unes decisions o unes altres. Plantejarà unes formacions o unes altres per a l'equip.
És necessari que reuneixi el seu equip i clarifiqui d'on venen, on estan i on volen anar. Argumenti, persuadeixi, estimuli, els motivi... Cal que repassi el seu organigrama, les funcions de cadascun, les seves responsabilitats, ... L'empresari ha de fer un repàs de tot i ha de prendre decisions per a millorar-ho.
Una de les prioritats que es pot marcar l'empresari per a millorar l'eficiència del seu equip i augmentar-ne la competitivitat en el pròxim any és crear un equip de millora contínua que permeti que els processos i procediments de l'empresa millorin.
La inversió, una prioritat
La formació és clau per al creixement futur de l'empresa. És una gran inversió que sempre dóna molt bons resultats, tant a curt com a llarg termini. Caldrà analitzar també les necessitats d'inversió que es presenten pe l'any vinent en maquinària, mobiliari, equipaments, vehicles... És necessari que l'empresari aprofiti aquest moment de l'any per millorar i valorar en xifres les necessitats d'inversió. D'aquesta manera, podrà analitzar quina serà la millor estratègia financera per no patir i aconseguir allò que vol per a la seva empresa.
L'empresari ha de fer un repàs de tot i ha de prendre decisions per a millorar-ho
És clau també que prepari l'estimació d'ingressos que preveu guanyar el pròxim any, així com les despeses que li permetin aconseguir aquests ingressos. La diferència li permetrà tenir una perspectiva de futur dels beneficis que espera aconseguir en el proper exercici.
L'avaluació d'ingressos i despeses i, en conseqüència de beneficis, s'ha de fer per al conjunt de l'empresa, però també per les diferents àrees de la companyia. D'aquesta manera, podrà obtenir un mapa més ajustat i fer un seguiment durant els 12 mesos vinents per avaluar com evoluciona mes a mes l'empresa per a cadascuna de les àrees.
Objectius i estratègies
I en aquesta anàlisi de l'exercici i definició de l'estratègia de futur, és important que es marqui també uns objectius i que els expliqui a l'equip perquè coneguin mes a mes el que l'empresari espera d'ells i el perquè i, sobretot, assumeixin el compromís conjunt d'aconseguir-los. És clau fer partícip l'equip i que comprenguin que, si l'empresa va bé, és un benefici conjunt per a tots els que en formen part, també ells. Pensi, estudiï i reflexioni quines seran les estratègies que considera millor per l'any vinent i que li permetin assolir les metes que es planteja. Estratègies en cadascun dels àmbits de l'organigrama de l'empresa.
Sobretot, cal que recordi que l'única font d'ingressos són les vendes i, per tant, les estratègies comercials, de màrqueting i de comunicació han d'estar especialment treballades i dissenyades.
Un cop definides les estratègies, és important que passi a la planificació i elabori el seu pla d'acció tenint en compte els objectius a curt, mitjà i llarg termini, dividint els reptes en 1, 2 o 3 anys vista. Per exemple, Una bona estratègia és dividir els objectius en propòsits més petits de manera que l'equip els vegi més a prop i més assumibles, per exemple, establir un calendari setmana a setmana, mes a mes o per trimestres.
Ara és el moment d'analitzar com ha anat el mecanisme de control i seguiment de l'evolució setmanal i mensual del negoci. Personalment, recomano un bon quadre de comandament que li permeti tenir sobre la taula o a la pantalla de l'ordinador totes aquelles variables que mesuren l'evolució del negoci. El quadre de comandament que marca aquells aspectes importants a seguir i que són prioritaris per a l'empresa. Són aquells valors que situen ràpidament l'empresari i el fan saber on és: facturació, benefici obtingut, marge comercial per producte, família, client, representant o distribuïdor, nombre de clients actius, nombre de clients nous, unitats venudes, rendibilitat per producte o servei, rendibilitat per família de productes o serveis, rendibilitat del client, representant o distribuïdor, estat actual de tresoreria, entre altres.
Analitzar les desviacions i prendre decisions amb les noves estratègies per optimitzar els resultats de l'empresa serà el proper pas. I, una vegada definit el Pla d'Acció, amb el cronograma d'actuació previst, ja només faltarà passar a l'acció, després de les festes. La implementació i no deixar per demà el que pugui fer avui són les dues claus per tenir èxit en tot aquest exercici.
Per tot això, és important per al futur de l'empresa realitzar aquest exercici d'una manera pausada i conscient i preveure'n l'execució durant tot el 2018.