01
d'Octubre
de
2014
En l'actualitat tots vivim vides molt sobrecarregades de treball i de compromisos, vivim estressats i sempre pendents del rellotge. La gent es queixa de "no tenir temps" per fer allò que voldria. Però curiosament, hi ha gent amb qui és fàcil veure't, que treballen, que tenen hobbies i que gaudeixen d'estones en família. L'única diferencia entre els uns i els altres és "la gestió que fan del temps", del seu temps, perquè tot i que hi ha persones que no s'ho creuen, el temps és de cadascú i cadascú decideix com emprar-lo.
Abans de començar a fer servir eines de gestió del temps com l'agenda, programes de gestió de projectes i una infinitat d'útils eines que estan al nostre abast, s'ha de fer un pas previ, un exercici de reflexió i autoconeixement que ens porti a:
El primer pas que hem de fer per una gestió del temps, és canviar el concepte del temps. El temps no és controlable, el temps passa i és inflexible. No el podem allargar, ni comprar, ni aturar i ni tan sols gestionar però el que sí que podem fer és gestionar on posem la nostra atenció, a què ens dediquem, en què ens ocupem.
Segon pas, definir els nostres objectius, personals i professionals i la barreja dels dos (oi que podem tenir objectius personals en un entorn professional? Oi que darrere del professional hi ha una persona que vol créixer, desenvolupar-se, assolir reptes, tenir una carrera professional...?).
Tercer pas, planificar. Un cop tinguem clar quins són els objectius del dia, mes o any, hem de desgranar-los en activitats o tasques concretes. Aquest exercici és realment important, ja que si ho fem en aquest ordre, primer objectiu i després tasques, deixarem de fer moltes coses supèrflues que ens prenen temps i que no aporten valor o no ens acosten al nostre objectiu.
La matriu de gestió del temps: la importància i la urgència
Un cop definides les tasques les hem de prioritzar i per fer això tenim la coneguda matriu de gestió del temps, de Eisenhower, trigèsim quart president d'EEUU, que va popularitzar Stephen R. Covey en el seu llibre Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. El que ens proposa és triar les tasques a què ens dediquem en funció de la seva importància i la seva urgència, que és la base del pensament estratègic i orientat a objectius.
Un tema urgent requereix la nostra atenció immediata. Les urgències ens atrapen i ens pressionen, el problema ve quan atendre urgències es converteix en la nostra quotidianitat i més, si aquestes urgències no són importants.
Una tasca o activitat és important si contribueix directament a aconseguir els nostres objectius. Si vius atrapat en les urgències, vol dir que no atens les coses importants i que amb el temps han passat de ser importants a ser urgents i així ens podem passar la vida. Amb el desgast mental i emocional que suposa, amb el risc de baixa qualitat i errors que comporta i la mala qualitat de vida.
Si volem ser realment productius, la major part del nostre temps hauria de transcórrer al 'Quadrant II'. És a dir, entre el "no urgent" i "l'important".
Què podem fer per passar més temps al 'Quadrant II'?
Abans de començar a fer servir eines de gestió del temps com l'agenda, programes de gestió de projectes i una infinitat d'útils eines que estan al nostre abast, s'ha de fer un pas previ, un exercici de reflexió i autoconeixement que ens porti a:
- Definir els nostres objectius i/o els de la nostra empresa. Si no tenim clar quins són els nostres objectius el que fem és reaccionar de manera sistemàtica a les coses que passen i atendre els assumptes segons van arribant.
- Hem de ser conscients de quines són les condicions físiques i ambientals que afavoreixen el nostre rendiment i per tant la nostra productivitat.
- Trencar amb falsescreences com que ocupar tot el temps ens fa més productius. Necessitem moments de descans i moments per pensar i prendre decisions.
- Triar aquelles eines o tecnologies que ens ajudin a organitzar-nos tenint en compte les nostres preferències i habilitats.
El primer pas que hem de fer per una gestió del temps, és canviar el concepte del temps. El temps no és controlable, el temps passa i és inflexible. No el podem allargar, ni comprar, ni aturar i ni tan sols gestionar però el que sí que podem fer és gestionar on posem la nostra atenció, a què ens dediquem, en què ens ocupem.
Segon pas, definir els nostres objectius, personals i professionals i la barreja dels dos (oi que podem tenir objectius personals en un entorn professional? Oi que darrere del professional hi ha una persona que vol créixer, desenvolupar-se, assolir reptes, tenir una carrera professional...?).
Tercer pas, planificar. Un cop tinguem clar quins són els objectius del dia, mes o any, hem de desgranar-los en activitats o tasques concretes. Aquest exercici és realment important, ja que si ho fem en aquest ordre, primer objectiu i després tasques, deixarem de fer moltes coses supèrflues que ens prenen temps i que no aporten valor o no ens acosten al nostre objectiu.
La matriu de gestió del temps: la importància i la urgència
Un cop definides les tasques les hem de prioritzar i per fer això tenim la coneguda matriu de gestió del temps, de Eisenhower, trigèsim quart president d'EEUU, que va popularitzar Stephen R. Covey en el seu llibre Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. El que ens proposa és triar les tasques a què ens dediquem en funció de la seva importància i la seva urgència, que és la base del pensament estratègic i orientat a objectius.
Un tema urgent requereix la nostra atenció immediata. Les urgències ens atrapen i ens pressionen, el problema ve quan atendre urgències es converteix en la nostra quotidianitat i més, si aquestes urgències no són importants.
Una tasca o activitat és important si contribueix directament a aconseguir els nostres objectius. Si vius atrapat en les urgències, vol dir que no atens les coses importants i que amb el temps han passat de ser importants a ser urgents i així ens podem passar la vida. Amb el desgast mental i emocional que suposa, amb el risc de baixa qualitat i errors que comporta i la mala qualitat de vida.
Si volem ser realment productius, la major part del nostre temps hauria de transcórrer al 'Quadrant II'. És a dir, entre el "no urgent" i "l'important".
Què podem fer per passar més temps al 'Quadrant II'?
- Començar per definir els nostres objectius, que han de ser ambiciosos, realistes, mesurables, amb un temps assignat i assolibles.
- A cada objectiu li assignem un seguit de tasques o activitats.
- Classifiquem les tasques i/o activitats en funció de la importància i la urgència.
- Planifiquem les tasques començant per les més importants, que normalment són les que ens portem més temps. Deixem espais per descansar, relaxar-nos i per pensar.
- Un cop programades les activitats importants posem als forats o tempsmorts les no importants.
A més, hi ha una sèrie de consideracions que hem de tenir en compte... La dedicació a una tasca es dilata indefinidament fins a ocupar tot el temps disponible. Per tant, hem de posar nosaltres els límits. Això també està relacionat amb el perfeccionisme, cada tasca ha de tenir un temps, ni massa ni massa poc. Hem de controlar la relació de valor i temps de la tasca.
Hi ha lladres del temps que hem de conèixer i aprendre a tractar:
- Dir que no. No podem fer sempre tot el que ens demanen. Podem dir que no, donant una explicació, sent diplomàtic i aportant una alternativa (un altre moment per tractar el tema o una altra persona que el pugui ajudar). També s'ha d'aprendre quan dir que no i quan acceptar la interrupció.
- Posposartasques. L'únic que fa és generar un pes mental que no ens deixa concentrar. Les tasques desagradables, millor fer-les a primera hora del matí. Les tasques tedioses i interminables, les dividim en tasques més petites.
- Delegar. És innegociable, no podem fer-ho tot!. Comencem a repartir tasques que puguin fer altres, els temps dedicat a formar i a explicar, és una autèntica inversió, per a l'equip i per a nosaltres.
- Telèfon, Email, visites sorpresa i un gran etcètera. Si estem fent alguna tasca que requereix concentració, no atenem trucades ni emails, desenvolupem l'hàbit de revisar les bústies. Recordem la llei de Carlson: "tota activitat interrompuda és menys eficaç i consumeix més temps que si és fa de manera contínua".
- Ordre. Important tenir la taula de treball endreçada i els documents que necessitem localitzables.
- Agenda. Fer servir una agenda a on planifiquem les tasques i totes aquelles coses que no podem oblidar. Així descarreguem la ment i no oblidem res. Això sí, agafem l'hàbit de consultar-la amb assiduïtat.
Seguint aquestes consideracions passarem de ser víctimes del temps al fet que el temps sigui el nostre aliat. Al principi ens costarà una mica d'esforç i necessitarem dedicar temps, desaprendrem per aprendre nous hàbits i comportaments que augmentin la nostra productivitat, la nostra eficiència i la nostra qualitat de vida. El temps és relatiu, tot depèn de l'ús que li donem.