En tots aquests anys implantant els conceptes de la gestió del marge, rebatejat com el profit thinking, m’he anat trobant amb multituds de programaris de gestió. Alguns molt generalistes i d’altres fets a mida de les necessitats del client. SAP, Sage i Microsoft són alguns dels més coneguts i utilitzats, però podem trobar molts altres d'ERP (Enterprise Resource Planning) més específics per cada sector, oferint solucions interessants que solen funcionar bé.
Però tots pateixen un mateix problema. Estan pensats per satisfer necessitats comptables, financeres o administratives, construïts al voltant d'una visió de comptabilitat de centres de costos. Cap dels que m’he trobat està pensat per vendre. La visió dels ERP està molt allunyada de la realitat de les empreses i dels seus processos lògics i naturals.
Les expectatives de molts compradors d'ERP es veuen frustrades quan comencen a fer servir una eina que promet més que aporta amb unes adaptacions que acaben sortint més cares que el mateix ERP.
Com més complex és l'ERP, menys serveix per vendre
La raó d’aquesta distopia és senzilla. Un ERP està creat per informàtics que creuen erròniament que tot es pot formular, encasellar i estandarditzar. L'ERP no està pensat per un empresari que sap que cada dia és diferent i que els canvis del mercat són ràpids i sovint imprevisibles. Amb l’arribada amb força de la intel·ligència artificial, que ens presenten com la panacea, les coses acaben empitjorant en lloc de solucionar-les.
Venc, després existeixo
Sense vendes les empreses moren i desapareixen. Vendre és el principal objectiu de qualsevol empresa, amb independència del sector i de la seva activitat. No serveix de res controlar producció, costos, despeses i altres elements que trobem en els ERP de gestió, si tot això no està enfocat a vendre.
No es tracta d'afegir-hi un mòdul de CRM, que acaba sent una agenda complexa de seguiment, percebuda en molts casos com una eina de control. De la mateixa manera que la fixació del preu de venda s’ha de fer del mercat cap a l’empresa, un ERP s’ha de pensar des de les vendes cap a l’empresa i desenvolupar-se en les necessitats de l'empresa per assolir aquestes vendes. No al revés.
Com més complex és l'ERP, menys serveix per vendre. Per això, la majoria de les empreses acaben funcionant amb fulls d’Excel, Power BI, taules dinàmiques i altres programaris per organitzar adequadament la informació que necessiten. La quantitat d'hores invertides a configurar aquests complements demostren que les fortes inversions en la implantació d'un ERP a l'empresa no serveixen de res.
El desconeixement de la realitat de les empreses és tan gran que molts usuaris d'ERP, l’acaben infrautilitzant maleint la inversió que han fet
Un altre dels aspectes que explica per què els ERP de gestió no funcionen és la insignificant, per no dir nul·la, formació que aquestes empreses ofereixen als seus clients sobre la millor manera de treure el màxim profit del caríssim programari que han instal·lat per evitar convertir aquest inversió en una despesa. La formació sol centrar-se en el funcionament tècnic de l'ERP, però en cap cas com organitzar eficientment la informació i com analitzar-la. Al cap i a la fi, la primera funció d’un ERP és proporcionar la informació necessària a la presa de decisions.
Les empreses de software solen tenir grans tècnics, grans informàtics però incapaços d'assessorar correctament els clients sobre quines dades han d'introduir, com han d'organitzar-les, quins models de llistats són els més adients i com configurar-los per gestionar amb èxit la seva empresa. El desconeixement de la realitat de les empreses és tan gran que molts usuaris d'ERP, l’acaben infrautilitzant maleint la inversió que han fet.
Cada dia tinc més clar que la majoria d'ERP no serveixen per gestionar una empresa, ni tampoc el marge, encara que les empreses de software ho intentin i alguns ho promocionin. Són moltes, diria que massa, les hores que inverteixo en organitzar i agrupar correctament les dades de qualsevol ERP perquè puguin servir al meu treball.
Quan acabo aquesta fase i presento els resultats, els empresaris sempre em pregunten d'on he tret tanta informació crucial per conèixer la rendibilitat de les empreses. La majoria es sorprenen quan descobreixen que surt del mateix sistema, però organitzant-la correctament.
Finalment, hi ha un tercer aspecte que explica el desastre dels ERP a les empreses pimes. No estan pensats per a pimes. Estan pensats per a multinacionals. I això es nota a la complexitat d'alguns processos dels ERP.
Les pimes han comprat la idea errònia que implantant un car i complex ERP, millorarien els seus resultats. La realitat és tossuda i, al final, moltes ho acaben usant com un simple Facturaplus o un Contaplus.
Les empreses no han entès que la qualitat de les dades que introduïm és molt més important que l'ERP. Quan una empresa té set descripcions diferents per a una mateixa referència, el problema no és el software. És de la informació que introduïm en el sistema. Quan els directius creen els seus propis excels perquè desconfien de l'ERP, el problema no és el software. És com organitzen i tracten la informació.
Un informàtic no entendrà mai la complexitat d'una empresa si no la viu des de dins
Els ERP són productes destinats a facilitar una gestió eficient de l'empresa, sempre que siguin capaços d'entendre que el món de l'empresa són moltes més coses que algoritmes i instruccions informàtiques. Un informàtic no entendrà mai la complexitat d'una empresa si no la viu des de dins.
El profit thinking és una filosofia que un dia, podria ser un software. Però m'equivocaria si volgués estandarditzar-ho. La meva experiència de tots aquests anys m'ha confirmat que cada empresa és un món, per més que comparteixin el 85% dels processos i totes tinguin el mateix i únic objectiu de vendre. Per això, cadascun dels meus projectes és un vestit a mida. Dues empreses d'un mateix sector no són idèntiques, ni treballen igual. Potser perquè les empreses són persones i no hi ha dues persones iguals.
Les empreses ERP tenen dos reptes importants. El primer és transformar i enfocar els seus ERP cap a la mentalitat de vendes i no cap a la comptabilitat de costos o gestió financera. El segon és integrar a la seva oferta l'assessorament individualitzat per acompanyar l'empresari en el procés de personalització de l'ERP, a l'hora d'introduir les dades correctament, d'analitzar-les i de configurar els millors llistats per incrementar la rendibilitat de les vendes,
L'empresa de software que sigui capaç d’entendre aquesta visió, tindrà un enorme de mercat potencial assegurat. Si no, sempre ens quedarà l'Excel.