Com es transforma l'Administració

Fa pocs dies s’ha anunciat la creació del grup d’experts que liderarà la transformació de l’administració de la Generalitat de Catalunya. Una missió d’aquelles que fan respecte: en 10 mesos han d’abordar 12 àmbits prioritaris amb un equip ajustat i recursos limitats. Això sí, amb l’energia pròpia d’un projecte que sap que, si això surt bé, es farà història.

Si vols saber-ne més

Què cal fer per desburocratitzar l'administració?

Aquest grup, batejat com els CETRA (Comissió d’experts per a la definició de l’estratègia de transformació de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i la millora dels serveis públics), està liderat pel professor Carles Ramió. Tot i que no és la primera comissió que es proposa reformar l’administració, aquesta comença amb un detall concret: un vídeo i una nota de premsa que posen el focus en la línia de sortida. En un món on sovint el problema és la invisibilitat, aquest és un primer pas, però l’important està a la línia d’arribada.

Al nou pòdcast de VIA Empresa, L’empresa al dia, han entrevistat a la directora d’anàlisi econòmica de la Cambra de Barcelona, la Carme Poveda, per parlar del Fòrum d’Entitats per la Reforma de l’Administració (FERA), integrat per diverses entitats de totes les mides que veuen que la teranyina burocràtica no pot continuar d’aquesta manera.

Més enllà de CETRA i FERA, el repte que tenen entre mans no és petit. La burocràcia s’ha convertit en una teranyina infernal: mentre més es complica, més ens deixa atrapats. Des de fora, aquest enredat sistema genera frustració. Però des de dins... la cosa és encara més complexa.

"L’Administració no és lenta perquè els funcionaris siguin ineficients o desmotivats; és lenta perquè els procediments han crescut en complexitat per intentar ser garantistes"

Hem de deixar clara una cosa: l’Administració no és lenta perquè els funcionaris siguin ineficients o desmotivats. És lenta perquè els procediments han crescut en complexitat per intentar ser garantistes. Cada escàndol, cada irregularitat passada, ha posat un nou “tallafoc” al sistema: més normatives, més excepcions, més memòries justificatives, més fulls d’Excel. I el resultat? Molts processos són innecessàriament enrevessats, amb un esforç monumental per part dels treballadors públics per fer que les coses, simplement, passin.

Com hem arribat fins aquí? La base del sistema administratiu català es va dissenyar als anys en què hi havia papers i bolígrafs, un moment en què l’eficiència no estava al centre del debat. Amb el temps, hi hem anat afegint capes: digitalització a mitges, aplicacions obsoletes i solucions parcials que han convertit un sistema pensat amb rigor en un Frankenstein tecnològic. Això és com voler posar JavaScript sobre una estructura d’Adobe Flash: pot funcionar... o no. Per molta paciència que hi posis, l’Administració no necessita pedaços, necessita arrencar tot el camp, remoure la terra, drenar, i començar de nou. 

I abans que vingueu amb la segadora, hem de saber que els funcionaris no són el problema, són la peça més motivada per una reforma real. El problema és que el sistema no els dona eines eficients. A qualsevol startup parlarien "d’agilitat", però a l’Administració sovint ens trobem amb la pregunta: “quin mecanisme podem utilitzar per arribar fins on volem?” o “com evacuem la partida perquè arribi on ha d’anar i tingui un impacte real?” I la resposta, massa sovint, és que el mecanisme és tan feixuc que ni val la pena intentar-ho.

"Imaginem crear una BETAconselleria, una àrea no urgent (res de Salut, Educació o Interior) on poguéssim començar des de zero"

“I tu ho faries millor?”

Jo? No. Hi he pensat mil vegades, he fet migracions de tecnologies en diverses startups. Per tant, faria servir el mateix sistema.

Aquí va una proposta: imaginem crear una BETAconselleria. Una àrea no urgent (res de Salut, Educació o Interior) on poguéssim començar des de zero. Sense herències tecnològiques ni normatives caducades. Aquest laboratori administratiu podria:

1. Implementar un sistema àgil, modular i transparent
2. Integrar dades entre departaments de manera segura
3. Funcionar com un laboratori d’experimentació en temps real

Un cop demostrat que funciona, la nostra BETAconselleria podria absorbir altres Departaments gradualment fins a substituir completament l’actual estructura. I quan tot estigués en marxa, llavors sí: seria el moment de tirar una bomba al sistema antic per fer-lo desaparèixer per sempre més. 

I què li demanaríem a la BETAadministració? Aquí van cinc punts claus per transformar l’Administració en una del segle XXI:

1. Eliminació de tràmits redundants. Revisar i consolidar procediments per reduir la paperassa inútil. Si un tràmit necessita tres documents que ja són al registre, que els busqui l'Administració, no el ciutadà. Per exemple, si té la competència dels CAPs i els hospitals, i he parit en un, no cal omplir les seves dades per pujar-lo al Registre Civil, saber si té més germans, si som família nombrosa o monoparental, apuntar-lo a l’escola quan fa anys, saber si té algun problema de discapacitat si em visito al CAP, etc. 
2. Xatbots. Per resoldre dubtes ràpidament. Però, si el problema és complex, que el sistema redirigeixi a un agent humà, i no a un bucle infinit de respostes automàtiques. No tot s’ha de fer de manera telemàtica, però a vegades els ciutadans només tenim UN dubte, i els funcionaris no poden estar tota l’estona resolent dubtes. Optimitzem.
3. Modernitzar el sistema. Deixant de banda que la ciberprotecció està per sobre de tot en dades delicades (l’Agència fa molt bona feina), els departaments haurien de compartir informació de manera segura, per evitar demanar el mateix paper a diferents finestretes. I, ja que ens hi posem, els criteris d’avaluació haurien d’estar unificats a totes les administracions del territori.
4. Transparència. El ciutadà vol veure un seguiment en temps real dels tràmits, poder veure en quin punt està el seu expedient (com el seguiment d'un paquet). Res d'"està en revisió". La gent vol detalls amb terminis i informació clara. I això em porta a un punt 4.5, que serien uns Indicadors públics d'eficiència. Poder publicar mètriques sobre el temps de resposta de cada departament i, a partir d’aquí, si volen fer notes de premsa d’eficiència o comissions de control de terminis que no se segueixen, que les facin.
5. Contractació pública de personal i empreses. Un dels punts més polèmics, segur. Els concursos han de ser més ràpids, competitius, i moderns. Sembla que només hi ha persones i empreses especialitzades a guanyar certes places, i això crea una bretxa entre l’Administració i el teixit que fa que només arribin els mateixos que saben els trucs del sistema. L’Administració necessita garanties, però també necessita procediments per eliminar tot allò que no funciona de manera ràpida.

Una persona em parlava de la “violència burocràtica” cada cop que havia de fer un tràmit i plantejar-se rebre informació de l’Administració. I una altra persona em va explicar que mentre seguim fent comissions, deixem de fer coses. Tant de bo s’equivoqui tothom que m’explica coses i en uns anys tinguem una Administració àgil i capaç. Ara com ara, i mentre no tingui un DeLorean, tinc més interrogants, comissions, i llibres blancs, que certeses.