Podríem definir l'outsourcing com una relació contractual entre un venedor extern i una empresa, en la que el venedor assumeix la responsabilitat de una o més funcions que pertanyem a l'empresa.
Tot i així, abans de subcontractar algunes funciones a empreses externes cal pensar quines necessitats d'externalització té una empresa perquè, en realitat, no té cap sentit si es poden assolir els objectius mitjançant l'ús de recursos interns.
El primer pas per a prendre decisions és definir clarament els objectius, valorant les opcions internes i, en tot cas, l'adequació de fer servir socis externs, amb la idea de poder-los mesurar.
Un cop analitzada la situació interna de l'empresa, cal enfocar quines són les raons genèriques per a l'externalització dels serveis. En primer lloc la possibilitat de convertir alguns costos fixos en variables. En segon lloc, augmentar la flexibilitat de l'empresa, prioritzant les àrees en les quals l'empresa és més eficaç. D'altra banda, millorar la productivitat de l'empresa, aconseguint cicles de temps més ràpids que perfeccionin el rendiment de l'organització i que són més permeables a idees innovadores. Finalment, guanyar l'accés a nous mercats i oportunitats de negoci.