Preparar una reunió és quelcom més que vestir bé i arribar puntual

T'has trobat mai dins d'una reunió en què no sabies de què parlar? Què pots fer-hi al respecte?

Avui, mentre esmorzàvem, el meu fill petit ha tret un paper doblegat de dins la seva butxaca i m'ha dit que avui no agafarà el mòbil de l'àvia quan el vingui a recollir per endur-se'l a casa. Li he demanat el motiu i ha desplegat el paper, on hi duia escrites les paraules: volcans, Lió, porteries i festa. Per què ho dus escrit? li he preguntat. D'aquesta manera, tinc coses a explicar-li a l'àvia i no agafo el mòbil.

Això m'ha recordat a aquelles reunions que tots hem mantingut amb clients, treballadors, socis o proveïdors, que han durat més del compte o que no han acabat de fluir a causa d'una mala preparació. Aquelles reunions que ningú sap ben bé perquè s'han convocat i quan s'han d'acabar. Et sonen?

Em vaig reunir fa unes setmanes amb un empresari amb qui tinc una bona relació i amb qui encara no havia treballat. Tot i que altres vegades ja havíem esmorzat junts i parlat de negocis, aquesta va ser la primera reunió de treball que vam mantenir i era una gran oportunitat per a poder mostrar que el puc ajudar.

Dirigeix una empresa mitjana del Vallès que factura prop de 30 milions d'euros, amb un augment dels seus ingressos del 10% anual durant els darrers cinc anys, si descomptem l'any de la pandèmia. Això, en set anys, és doblar la xifra de vendes!

“La proactivitat es demostra actuant, no parlant”

Tot i així, quan mires les empreses líders del seu sector te n'adones que el benefici net d'aquesta empresa ronda el 3% quan hauria de ser del 5%. Només això, per a la seva empresa, representa una oportunitat perduda de mig milió d'euros anuals que hauria de ser suficient per encarar una reunió amb ell i proposar-li ajuda, però jo sé que la proactivitat es demostra actuant, no parlant; i és per això que vaig fer una cosa que crec que tot empresari hauria de fer abans de reunir-se amb un potencial client de magnitud. Preparar-me:

• Vaig visitar la seva web per veure els serveis que presta
• Vaig mirar a Internet notícies rellevants del seu sector
• Vaig obtenir les seves dades financeres, comparades amb les del sector, per analitzar-les prèviament
• I, fins i tot, vaig trucar a la seva empresa fent-me passar per un potencial client. En aquest cas, a més, sóc realment un potencial client del seu servei, així que m'ho vaig prendre com una cosa personal.

En reunir-me amb ell, vam parlar de tot això i, com no podia ser d'una altra manera, es va mostrar interessat, no només a augmentar aquest benefici net, sinó també en aquells factors que poden ajudar-lo a anar més enllà del rendiment financer, com per exemple millorar l'experiència de compra dels seus clients o la percepció que té el mercat d'ells.

“Ets al negoci de les relacions i aquestes es desenvolupen a través de la proactivitat, que es demostra sempre i a tot arreu”

M'hauràs sentit dir algun cop que siguis al sector que sigui, ets al negoci de les relacions, i que aquestes es desenvolupen a través de la proactivitat, que es demostra sempre i a tot arreu. El meu fill ho va detectar, i la seva àvia va acabar encantada; de la mateixa manera que jo tinc un nou client content de poder millorar tot allò que el permetrà créixer en diners i en valor.

Per això, si en els propers dies o setmanes tens reunions amb potencials clients, prepara-te-les. Agafa paper i llapis i anota tot allò que creus que és important per a ell.