El teletreball, una cosa que sovint semblava una ocurrència dels que pretenien escapolir-se dels ‘bons costums de tota la vida’, ara podria salvar la vostra empresa.
Malauradament, també pot passar que el teletreball no ens salvi; a les crisi, només tenim el control una petita part de les circumstàncies i dels remeis. Bé, en realitat, sempre controlem només una ínfima part del que ens afecta. Ens consolem en l’empatia, que també va escassa.
El cas és que, supervivents o no, molts de nosaltres ens haurem pres seriosament el treball per primera vegada. És molt possible que no hagi anat gaire bé, però era millor que res. Alguns dels que tinguin una mala experiència, potser pensaran que “ja ho deia jo” i faran el que es coneix com l'efecte Pigmalió, o una profecia autocomplerta. La meva intenció és convertir-la en una profecia autofrustrada, això és, una predicció que sigui la causa de que no es compleixi; que quan passi el tràngol actual i ens diguin que “el teletreball no és viable”, l'experiència d'aquests dies ens ensenyi què cal fer per a que sí ho sigui, de viable.
Perquè les profecies negatives amb el teletreball es compleixin, cal creure que per començar basta entregar portàtils, llogar un Dropbox, assegurar-se que tothom té Skype i una connexió decent, cosa que es pot saber perquè diuen que a casa veuen el Netflix. Per a sentir-se segurs, potser alguns incloguin una VPN al lot.
Sí després del portàtil, el Dropbox, la connexió, les videoconferències i la VPN resulta que el teletreball és un dolor, haurà passat perquè no és viable? No pas. Una part important de la tecnologia digital es troba un punt de maduresa que, si no funciona, és per motius orgànics d'organització. Les eines de teletreball són prou madures i les connexions prou estables i potents --creuem els dits.
Per aconseguir teletreballar amb un èxit raonable, cal crear un nou mètode a cinc bandes: els empleats, els directius, l’empresa, les llars i els clients. No passarà en només una setmana, i molt menys si està marcada per quelcom tan gros com un confinament general per mort d’una pandèmia.
Quan el teletreball entra a l'empresa, cal que ho faci poc a poc. Iteració rere iteració. Es pot començar per un grup coherent que s'entengui amb facilitat a l’hora de seguir fils. Primer haurien de teletreballar les persones que tenen l’ambient més tranquil a casa. Només un dia a la setmana. La seva experiència servirà per escollir software de treball en grup i adaptar-hi els processos -o el software.
"Quan el teletreball entra a l'empresa, cal que ho faci poc a poc. Iteració rere iteració"
Sabrem que el camí és correcte a mida que calgui recórrer menys sovint a algunes eines, com les videoconferències, els xats i les trucades. Dit d’una altre manera: que calgui parlar sovint en directe per a resoldre imprevistos, és una pista sobre què cal millorar en el flux del treball. Les videoconferències són necessàries perquè el contacte visual és molt important, però han de tenir un horari fixat, regular, i ser breus. Serveixen per a sincronitzar l’equip, intercanviar idees i impressions; per a demanar ajuda i oferir-la.
El tamany dels equips influeix en la seva agilitat, i el teletreball demanarà ser àgils. Un equip petit passa menys temps gestionant les persones i més temps fent el que s’ha de fer. El Two-Pizza Rule (la regla de les dues pizzes) és del Jeff Bezos -fundador d’Amazon- i diu que un equip ben dimensionat no ha de menester més de dues pizzes a l’hora de dinar. Si a l’empresa no podem fer equips tan petits, potser cal canviar la organització fins aconseguir-ho, i després teletreballar.
Quan tot plegat comença a funcionar raonablement bé amb els primers treballadors -que són els que tenien els ambients més favorables a casa- és perquè tot l'equip està familiaritzat amb les eines i els fluxos. Han vist que algunes coses que semblaven fàcils, en realitat no ho són tant. Per exemple, sentir-se còmode i participatiu a una videoconferència. Són diferents a les reunions presencials de sempre; haurà calgut aprendre una mica del negoci audiovisual: cal que algú moderi i mantingui el ritme; no sempre és fàcil aconseguir una bona il·luminació a qualsevol hora del dia; mai no ens agradem en pantalla; aconseguir no trepitjar-se és difícil. Afortunadament, el software pot ajudar amb coses tan simples com un botó per a demanar paraula al moderador o desenfocar el fons, i que així ningú no es distregui amb l’evolució del sentit de l'interiorisme dels demés. El Diable és als petits detalls.
La següent fase consisteix en afegir al teletreball persones amb ambients més complexes a casa. La presència de fills petits -o no tant petits- sol ser un repte important. Si es planifica bé -i un temps inicial es limita a un dia a la setmana- podem deixar per casa les feines més compatibles amb les interrupcions, així l’aterratge serà més fàcil perquè hi haurà temps per a explicar als fills la nova situació. Adaptar la família al teletreball no és un extra, sinó una inversió essencial per aconseguir que el projecte funcioni. Cal fer-la bé i amb paciència.
"Adaptar la família al teletreball no és un extra, sinó una inversió essencial per aconseguir que el projecte funcioni"
Podria ser que, al final, calgués teletreballar fora de casa, cosa que no significaria cap fracàs. Hi ha espais de coworking prop de de casa o de l'escola? No és cap mala opció. De fet, persones que a casa no tenen cap interrupció potser també prefereixen sortir per a teletreballar, doncs canviar d’ambient ajuda a canviar de ritme. Cadascú té els seus tictacs, que cal escoltar i seguir.
Es donaran casos en els que caldrà fer reformes a casa i comprar mobiliari, que no té perquè ser una taula d'oficina. De fet, crec que els arquitectes i interioristes tenen molt que aportar sobre com han de ser els espais de treball digitals. En realitat, encara tot està massa inspirat per la màquina d'escriure Olivetti i els arxivadors de paperassa. Estem avesats a taules de 90 polzades, plenes de papers a la vista, i pantalles de només 19 amb un sol paper o finestra alhora. Si les pantalles fossin de 90 polzades i les taules de 19, aleshores possiblement no imprimiriem tant.
Els suggeriments que acabo de fer són d’alguns mètodes, però n’hi ha més. Just intento il·lustrar que, si hi entrem sense mètode i en precari, tenim massa possibilitats que aviat torni a imposar-se la visió de les persones que creuen que el teletreball no és viable. L’emergència d’aquests dies està fent que massa empreses hi entrin en precari. Existeixen solucions per desmuntar qualsevol objecció clàssica: no hi ha prou VPNs per a tothom? Són cares? Potser no hauria de fer falta cap VPN. Hi ha teories -prou raonables- que diuen que la seguretat del teletreball no va per aquí.
Quan haguem aconseguit assimilar el teletreball, els beneficis per l'empresa seran clars. S’obrirà una característica importantíssima de la immersió digital: esdevenir globals, en aquest cas, a l’hora d’aconseguir talent. I qui sap si també, de passada, podrem ser més globals a l'hora de dissenyar productes i aconseguir nou clients.
Mentrestant, O'Reilly acaba d'anunciar que tanca el seu negoci de conferències. El motiu és la crisi del COVID-19, que els ha obligat a cancel·lar els esdeveniments dels pròxims mesos, però s’ho han pensat millor i els cancel·len tots. Poca broma, perquè O’Reilly és rellevant per a la indústria digital i els seus congressos han tingut molta influència. Fet i fet, fou a una conferència seva, del 2004, que es va fer popular el concepte “web 2.0”. No Abandonen el negoci de les trobades en persona perquè creuen que la necessitat continuarà. Cercaran com satisfer la necessitat de les trobades, però d’una forma nova. A l'anunci del tancament de les conferències, recorden que la seva plataforma i el seu missatge estan servint per ajudar empreses a lluitar amb la complexitat del teletreball i ajudar individuals a desenvolupar noves habilitats.Per tot plegat, el seu nou mantra és “codificar i conquerir”. El lema de can O’Reilly em recorda que tot el que pugui ser software serà software; els centres de convencions i conferències, també. I les vostres oficines, quan?
Deixo pel final el benefici més important del teletreball: avançar contra el canvi climàtic. Estalviar milions de desplaçaments suposa una reducció important del CO2, però també del col·lapse diari del trànsit. Potser podrem oblidar la necessitat de tenir cap cotxe a casa, i totes les despeses, incidents i maldecaps que suposa. Als aparcaments, sense ús, podran tenir una altra utilitat. Llàstima que sovint siguin llocs llum natural ni cap gràcia, perquè podrien convertir-se en espais de teletreball; fora de casa però no gaire.
Tant de bo que el teletreball s’hi quedi quan la pandèmia hagi marxat. Si ens ho proposem, els errors d’aquests dies es poden convertir en profecies autofrustrades dels profetes que varen dir que no és viable.