Xarxa Social Corporativa: 6 errors a evitar

"L'ús de Xarxes Socials Corporatives és ja una realitat". Així ho afirmava fa uns mesos Óscar Mozo, responsable de la xarxa social corporativa Yammer en la divisió de Office de Microsoft Ibèrica. I aportava dades concretes: "Més de 200.000 empreses a tot el món utilitzen Yammer, entre les quals s'inclou el 85% de les companyies del Fortune 500". Tenir una xarxa social corporativa o estar en procés d'implantar-la és cada vegada més habitual en grans i mitges empreses.

Clarament s'estan complint les previsions compartides en els últims anys per Gartner, Forrester, McKinsey… i tothom coincideix que una xarxa social -privada i interna utilitzada com a canal de comunicació i col·laboració entre els empleats d'una organització-, millora la productivitat i pot fins i tot arribar a substituir al correu electrònic.

Però, del que ningú s'ha atrevit a parlar durant aquest temps és d'un tema clau: L'ADOPCIÓ. Ara comencen a sentir-se les primeres alarmes. Gartner és contundent i prediu que el 80% de les implementacions de xarxes socials corporatives fallaran en les empreses.

Què està passant?
No hi ha debat ni dubtes sobre els avantatges i beneficis d'una xarxa social corporativa: potencien l'intercanvi de coneixement, la innovació, la resolució de problemes, el compromís, la relació i treball entre equips dispersos…

No és un fre tecnològic: el mercat ofereix un ampli ventall de plataformes programari i noves solucions SaaS (Programari as a Service) i Cloud Computing.

Les empreses tecnològiques han fet els seus deures i per a l'empresa tot són facilitats: no cal desenvolupar la plataforma, les actualitzacions són automàtiques, sota cost amb models de pagament per llicència, privadesa, accés restringit i personalitzat, accés mòbil des de qualsevol dispositiu, confidencialitat i alta seguretat… No obstant això, les empreses no aconsegueixen la participació dels seus empleats.

Moltes organitzacions han caigut en l'error de pensar que implantar una xarxa social corporativa, consisteix a tenir llicències de programari, rebre unes sessions formatives i d'assessorament per part del distribuïdor o partner tecnològic, comunicar-ho i posar-ho a la disposició dels empleats, i ja està. Tot això amb el desolador resultat i la sorpresa de la poca o nul·la participació i ús per part dels empleats.

En Incipy sempre hem estat grans defensors de les bondats d'aquestes plataformes, però també molt contundents sobre la importància d'acompanyar el procés d'adopció i impulsar-ho amb una metodologia que asseguri l'èxit del projecte.

Tenir la sort d'acompanyar projectes d'implantació en empreses com a Gas Natural Fenosa, Grup Ferrovial, La Caixa, Seat, Affinity Petcare, Inesdi (Digital Business School)…, ens ha reafirmat en la nostra convicció: Una xarxa social corporativa és una palanca clau d'adaptació i transformació digital perquè fomenta la col·laboració, el coneixement compartit i la intel·ligència col·lectiva, però no funciona si no s'acompanya el procés d'adopció.

A continuació, comparteixo els errors que al nostre entendre fan que fracassin moltes iniciatives, els 6 errors a evitar en implantar una xarxa social corporativa:

1. Pensar que és un repte tecnològic i no un repte d'adopció
La tecnologia "importa", és el "element facilitador" i el mercat ofereix excel·lents solucions. És clau validar que la plataforma triada s'adapta als objectius i necessitats del projecte, però el veritable repte és gestionar l'adopció i el canvi intern cap a noves formes de treball i col·laboració.

2. Llançar el projecte de forma massiva, sense estratègia i mètode
Un dels grans errors és llançar el projecte de cop a tota l'organització. És clau triar grups pilots, representatius i estratègics, definir una estratègia i metodologia, que permeti identificar frens i oportunitats, així com, validar el pla per aplicar el know how après i anar estenent gradualment la iniciativa a tota l'organització.

3. No comunicar "para quin" i no acompanyar el "com"
Treballar en xarxa pot canviar notablement com les persones es relacionen, es comuniquen, participen… No va de com ensenyar a parlar a la xarxa, va de traslladar els projectes de treball a una plataforma que potencia i agilita el treball dels equips. Acompanyant el "com", els empleats experimenten en pròpia pell els avantatges en el seu moment a dia, entenen el "para quin" i es converteixen en els ambaixadors del projecte i promotors de nous grups de treball a la xarxa.

4. Estendre el projecte de forma orgànica
Les xarxes socials corporatives són plataformes tecnològiques molt intuïtives, fàcils d'usar… i la seva semblança amb un Facebook, LinkedIn o Twitter fan que el fre d'entrada per al nou usuari no existeixi. Això porta a l'error a moltes empreses que assumeixen que l'adopció i l'ús per part dels empleats serà natural. En conseqüència aposten per una estratègia d'implantació orgànica, en la qual esperen que de forma lliure es vagin creant grups i s'estengui la iniciativa. Els empleats entren ràpid i abandonen ràpid: no entenen per a què els pot ser útil. Resultat: infinitat de grups creats orgànicament, sense objectius clars, que moren per la falta de participació.

5. Creure que només per tenir la plataforma, els empleats es tornaran automàticament col·laboratius i participatius.
Precisament són palanques espectacularment potents per impulsar la col·laboració, per trencar les sitges en les grans organitzacions, per apropar equips, perquè flueixi la informació…, però la gran realitat és que les organitzacions no estan acostumades de forma natural a compartir de forma transversal i oberta, i cal gestionar el canvi.

6. La falta de visió, suport i participació de la Direcció
No és possible aconseguir la participació activa dels empleats a la xarxa sense que els alts executius donin exemple recolzant el projecte i participant. No només és necessari comunicar i fer partícip als usuaris dels objectius de la iniciativa i dels avantatges reals que suposarà per a ells la nova plataforma en el seu treball: perquè la gent se sumeix, és clau que vegin que els directius també participen i creuen en el projecte.

Mireia Ranera publica regularment els seus articles a "Mujeres Consejeras y Consejables".