Estamos muy ocupados. Cada día requiere de nosotros multitud de tareas en la vida profesional y personal, y a menudo tenemos la sensación que no se acaban nunca. En definitiva, no somos bastante productivos. Para serlo, tenemos que conseguir nuestros objetivos optimizando el esfuerzo.
Jeroen Sangers (@JeroenSangers), consultor de productividad personal y autor del blog El Canasto, ofreció en una conferencia a ESADE una compilación de ideas o medidas sencillas que podemos aplicar a nuestro día a día para ser más productivos.
Por Sangers, "la revolución digital que nos permite trabajar a cualquier lugar y en cualquier momento está haciendo volver a desaparecer la separación entre trabajo y tiempo libre". Por lo tanto, tenemos que volver a aprender a marcar los límites, fijar unos objetivos, y conseguirlos.
10 ideas para ser más productivos
1. Hacer un esquema para saber a que te dedicas. Si queremos conciliar trabajo y vida personal, primero hay que saber a que nos dedicamos en cada uno de estos apartados. Dedica 10 minutos a hacer un esquema de todas tus obligaciones. Desa'l, y vuélvelo a mirar a la cabeza de una semana. Sabrás qué falta y que sobra.
2. Fijar retos a largo plazo. La mayoría no somos capaces de aguantar ni tres semanas los buenos propósitos de año nuevo. Damos mucha importancia al que tenemos cerca; y por lo tanto damos preferencia a temas urgentes y no a largo plazo. La única solución es tener objetivos que necesiten una acción a hacer cada día para obtenerlos.
3. Escribe tres objetivos anuales, mensuales, semanales y diarios. Poner negro sobre blanco estos objetivos ayuda a planificar, priorizar y organizar nuestro tiempo para lograr los objetivos. Si un objetivo es anual, no hay que completarlo el primer mes, planifica como lo conseguirás a lo largo de un año.
4. Las tareas fuera de la cabeza. La memoria a corto plazo tiene espacio por entre siete y nuevo elementos. Si tenemos todas las tareas a la cabeza, difícilmente escogeremos las mejores, y acabaremos haciendo el que más nos gusta, el último que nos han pedido o aquello sobre el que insisten cada cinco minutos. Hace falta una lista completa de tareas para saber discernir la que más conviene a nuestros objetivos. Para hacerlo, hay dos herramientas básicas: calendario y lista. Papel y boli, Outlook, o apps como Wunderlist, es indiferente la herramienta, el importante es hacerlo.
5. Capturar las tareas. El primero que hay que hacer es apuntar las tareas, si las guardo a la cabeza las perderé cuando tenga siete más. Eso sí, si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora. No vale la pena apuntarla, porque en el mismo tiempo ya la puedes hacer.
6. Clasificar las tareas. Un golpe he recibido algo, no vuelve a la bandeja de entrada, se tiene que clasificar. No tenemos que leer el correo electrónico, sino clasificarlo. A la hora de clasificar hay que tener en cuenta la energía y el tiempo que requiere cada tarea. La energía es importante porque varía a lo largo del día. Analiza las horas donde tienes más energía y sitúa las tareas más complicadas. En cada momento tienes que hacer el que mejor se adapte al tiempo y energía disponibles.
7. Completar las tareas. De la clasificación pueden salir tres listas de tareas: las que requieren tiempos y energía, las que piden poco tiempo y poca energía, y las que necesitan tiempos pero poca energía.
8. Saber descartar. Cómo que hay más trabajo que horas, se tiene que saber descartar y decir que no. Tengo que hacer una tarea si soy responsable o porque me ayuda a mis objetivos. Si no cumple cabeza de las dos premisas, se puede descartar o situar a la lista de "Esta semana no".
9. Apaga las notificaciones. De media recibimos una interrupción cada 11 minutos, que a veces son buenas y necesarias. Aún así, tenemos que reducir las innecesarias. No existen los ladrones del tiempo, tú decides a qué prestas atención. Por ejemplo, si tienes que hacer una tarea que requiere tiempo y energía, pide a un compañero que te coja las llamadas mientras la haces; y cuando él lo necesite le devuelves el favor.
10. Trágate el sapo! El día que tienes una tarea difícil o que no te gusta, y que se tiene que hacer tan sí como no, empieza por esta. Si la dejas por el final estarás todo el día amargado pensando en el que te espera.
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