El exceso de burocracia es, desde hace mucho tiempo, una preocupación persistente. Como un ejemplo vale más que mil palabras, hoy hablaré de un caso real que lo ilustra de manera contundente. El caso se refiere a una empresa que tenía que firmar con un cliente un contrato de mantenimiento de una máquina. El mantenimiento en cuestión necesitaba un proceso sencillo por parte de un operario: verificación visual y cambio de aceite y de los filtros. El tiempo previsto del operario para hacer el mantenimiento se estimaba en poco más de media hora. Pero pese a la sencillez de lo que se tenía que hacer, el cliente, para cumplir la normativa vigente, pidió 34 documentos al proveedor.
Los documentos en cuestión son los siguientes y se refieren a la empresa, al operario que tenía que hacer el mantenimiento y, posteriormente, hay documentos que se tienen que actualizar mensualmente.
Documentación de la empresa
- Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas
- Fotocopia del C.I.F
- Fotocopia del alta en el Impuesto de actividades Económicas
- Último recibo de abonado del Impuesto de actividades Económicas
- Fotocopia de las condiciones generales/particulares de la póliza actualizada de seguro de Responsabilidad Civil por daños a terceros (Nunca podrá ser inferior a 300.000 € por siniestro en daños personales, patronal y materiales)
- Último recibo abonado del seguro de Responsabilidad Civil
- Certificado original de la Seguridad Social justificativo de estar al corriente del pago
- Certificado original de Contratistas y Subcontratistas emitido por la Agencia Tributaria, que confirme que la sociedad está al corriente de sus obligaciones tributarias.
- Justificante de pago de TC1 y TC2
- Alta de Empresa en la Seguridad Social TU6/TU7
- Mutua a la cual pertenece la empresa (copia del contrato de adhesión)
- Contrato del Servicio de Prevención
- Último recibo abonado del Servicio de Prevención
- Fotocopia de la póliza de seguro de accidentes de trabajo
- Último recibo abonado del seguro de accidentes de trabajo
- Fotocopia del contrato de la Vigilancia de la Salud
- Último recibo abonado de la Vigilancia de la Salud
- Certificado que la empresa dispone del Plan de Prevención de Riesgos Laborales con e el contenido (Evaluación de Riesgos y Planificación Preventiva)
- Designación del encargado de seguridad de su empresa que vigilará que los trabajadores cumplan las instrucciones de seguridad, junto con el certificado de formación de Nivel básico de Prevención de Riesgos laborales
- Certificado de porcentaje de Indefinidos y Eventuales
Documentación del operario
- Listado de operarios (nombre, apellidos, DNI y número de afiliación de la Seguridad Social)
- Certificado de haber recibido la formación en Prevención de Riesgos Laborales
- Documento acreditativo, por cada trabajador que interviene en la obra, de la recepción de los equipos de protección individual
- Certificado de formación e información tan genérica como específica para su puesto de trabajo de los trabajadores
- Documento acreditativo por cada trabajador que interviene en la obra que ha sido informado de los riesgos de la obra
- Certificados médicos de cada trabajador
- Carnet de Gruista (si procede) y autorización de la empresa, para la manipulación de la grúa
- Carnet de Plataforma Elevadora (si procede) y autorización de la empresa, para la manipulación de la grúa
- Carnet de Toro (si procede) y autorización de la empresa, para la manipulación de la grúa
- Alta de la Seguridad Social
- Copia del DNI
Documentación para actualizar mensualmente
-Certificado de la Seguridad Social (corriente de pago)
-Certificado de la Agencia Tributaria (corriente de pago)
-TC1 y TC2
La empresa industrial en cuestión dedicó 8 horas de su personal de administración para aportar los documentos para hacer un mantenimiento que, como se ha dicho, necesitaba poco más de media hora de un operario. Aquí hay que añadir los costes que tiene para el cliente la comprobación de la corrección de todos los papeles, coste de archivo de la documentación, etc. Y también hay que añadir los costes que supone para la Administración Pública la generación de algunos de los documentos mencionados. Esta situación pasó hace unos años, pero el empresario me dice que hoy esto continúa igual o peor.
Seguro que las normativas correspondientes se han diseñado con buena intención. Sin embargo, hay que preguntarse si los responsables de este desbarajuste son consciente de las consecuencias de las normativas y de los costes que genera este exceso de papeleo.
Es un problema que perjudica seriamente la competitividad y el bienestar del país. Como decía Franz Kafka: "El progreso se evapora y deja atrás una estela de burocracia". Sin duda, el exceso de burocracia es uno de los problemas más graves que sufrimos actualmente, y cada día estamos peor.