Los gastos de viaje, también conocidos como gastos de empresa, son aquellos que genera un empleado cuando realiza sus tareas profesionales en un lugar diferente de su puesto de trabajo habitual. Nos referimos a las dietas y el kilometraje. Pero, ¿cómo se gestionan los gastos de viaje en las empresas? Los mecanismos para pagar los gastos de viaje son diversos. Puede abonarse directamente por la empresa, proporcionando al empleado efectivo de forma anticipada o una tarjeta de empresa o puede pagarlos el propio empleado. Es en este último caso en el cual la empresa tiene que reembolsar el concepto de gastos.
Para gestionar los gastos de viaje o empresa también existen varios modelos, a pesar de que destacan tres: fijo, por gasto y mixtos. En el primer caso, la empresa fija una cantidad por un gasto o un conjunto de gastos renunciando a llevar un control exacto de la misma para facilitar las tareas relacionadas con su revisión y validación.
Por el contrario, en el modelo por gasto, este se tiene que justificar con un comprobante y/o factura, lo que permite que la visibilidad sobre la cantidad del gasto sea mucho más grande, pero las tareas de revisión se complican, puesto que todo este material adicional se tiene que gestionar adecuadamente. Finalmente, en los modelos mixtos, la empresa elige si remunera al empleado por la cantidad exacta del gasto o redondea la cifra a la cantidad concreta que supone una dieta que, por otro lado, marca la cifra máxima a la que el gasto puede llegar.
El proceso a seguir para reclamar los gastos de viaje tiene que quedar perfectamente claro en la política de gastos de viaje de la empresa
Sea como sea, sin importar el modelo, el proceso a seguir para reclamar los gastos de viaje tiene que quedar perfectamente claro en la política de gastos de viaje de la empresa.
El tratamiento fiscal de los gastos de viaje
Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio y su reembolso queda excluido de la categoría de salario. La empresa es libre de abonar por orden de gasto, semanal o mensualmente, en la nómina o con un pago fuera de ella, pero, tiene que tener en cuenta que disfrutan de un tratamiento fiscal particular, puesto que, bajo ciertos límites, no tributan ni cotizan.
En este sentido, hoy en día se incluyen en las bases de cotización conceptos que antes estaban exentos y que, ahora, se tienen que justificar correctamente. En caso contrario se considerarán un complemento salarial más y tendrán que ser cotizados y tributados.
Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio y su reembolso queda excluido de la categoría de salario
Estamos hablando de los gastos de alojamiento en municipio diferente con exceso del importe justificado; los gastos de manutención con pernocta en España, en un municipio diferente, con exceso de 53,34 euros al día; los gastos de manutención con pernocta en el extranjero, con exceso de 91,35 euros al día; los gastos de manutención sin pernocta en España, en un municipio diferente, con exceso de 26,68 euros al día; los gastos de manutención sin pernocta en el extranjero, con exceso de 48,08 euros al día, y el kilometraje con exceso de 0,19 euros al día.
El sistema basado en los gastos, el más empleado
Para hacer una fotografía de cómo ha sido la evolución de los gastos de viaje durante este año que acaba, tenemos que fijarnos en tres parámetros: la manutención, el kilometraje y los gastos de alojamiento. En cuanto al primero, el sistema más empleado sigue siendo el reembolso de los gastos contra la presentación de factura, con un notable incremento respecto al año anterior. Concretamente, los directivos han pasado de un 73% en 2019 a un 82% en 2020. Con un 75% y un 71%, respectivamente, esta modalidad también ha sido la más utilizada por jefas, mandos y vendedores y otros empleados este año.
En cuanto al grado de uso del gasto de manutención, las categorías profesionales que más lo han utilizado han sido los vendedores y otros profesionales, con un 29%, seguidos de los jefes y mandos (25%) y, finalmente, los directivos (18%). Y, si nos centramos en la media de dieta diaria, el informe prevé que las cifras conseguidas en 2020 - directivos, 46; jefas y mandos, 41, y vendedores y otros empleados, 38 - se mantendrán inalterables en 2021.
Los gastos de kilometraje no distinguen entre categorías profesionales
En cuanto a las tarifas de kilometraje, no hay diferencias significativas por categoría profesional o medida y titularidad de la empresa. Aunque, en este sentido, con 0,29 euros/km, son las empresas grandes y multinacionales las que fijan mayores tarifas. Sí que hay diferencias en función del sector de actividad. Así, los sectores con tarifas de kilometraje más altas son el químico-farmacéutico (0,34 euros/km), finanzas y seguros (0,33 euros/km) y materias primeras y energía y consumo duradero (0,29 euros/km ). Al otro extremo, la construcción y la electrónica (0,25 euros/km), los servicios profesionales (0,24 euros/km) y el comercio y la distribución (0,22 euros/km).
En cuanto a las tarifas de kilometraje, no hay diferencias significativas por categoría profesional o medida y titularidad de la empresa
Por otro lado, si nos centramos en el uso del vehículo de empresa, los directivos han sido los que más lo han utilizado (39%), seguidos a mucha distancia de los equipos comerciales (9%), los jefes y mandos (7%) y el personal general (3%). Esta tendencia es la misma que el año anterior, pero, en el caso de los directivos, el porcentaje se ha incrementado (de un 29% el 2019 al actual 39%) y en el de los equipos comerciales se ha reducido drásticamente (del 20% de 2019 al 9% actual). Este último dato podría explicarse por la reducción de los desplazamientos provocada por la covid-19 y el confinamiento.
Hoteles de 3 y 4 estrellas, los más utilizados
A pesar de que es cierto que la mayoría de los encuestados optan por hoteles de 3 o 4 estrellas, hay matices en función de la categoría profesional de los empleados. En el caso del equipo directivo, la opción más popular sigue siendo el hotel de 4 estrellas (60%), seguida del hotel de 3 estrellas (38%), independientemente de la medida o la titularidad de la empresa.
En el caso de los jefes y mandos, las preferencias entre 3 y 4 estrellas se reparten al 50%, con un pequeño incremento en la selección de hoteles de 4 estrellas en relación a 2019. En este caso, observamos una correlación entre la medida de la empresa y la categoría del hotel, así las empresas más grandes tienden a contratar alojamientos de 4 estrellas (66,7%), mientras que las pequeñas y medianas prefieren los de 3 (58,6% y 61,5%, respectivamente) . Del mismo modo, las compañías multinacionales y mixtas optan preferentemente por hoteles de 4 estrellas (64,3% de y 80%, respectivamente) y las nacionales, por los de 3 (57,7%).
Finalmente, en cuanto al personal operativo, la categoría predominante es el hotel de 3 estrellas (63%). No obstante, en el caso de empresas grandes o con participación de capital extranjero, si los empleados viajan acompañados de jefes o directivos, la opción mayoritaria son los hoteles de 4.