En el mundo de hoy, donde la economía empresarial está tan conectada internacionalmente, hay una serie de requisitos que son necesarios para abrir puertas y lograr ser tenido en cuenta en el extranjero. Lo más obvio es saber hablar un buen inglés. Sin embargo, hay otros elementos que, aunque no sean tan importantes, pueden ayudar, y mucho, a conseguir el resultado deseado. Uno de estos es entender la forma de hacer de la gente de otros países, ya sea un cliente, un proveedor, un inversor o un posible jefe, en el caso de estar buscando trabajo.
Por ejemplo, entender cómo se llevan a cabo las reuniones empresariales en otros países puede ayudarnos a generar una mayor confianza, a establecer una mejor relación y a conseguir que un encuentro sea más productivo. Demostrar respeto por las normas culturales del otro hace que este se sienta más cómodo, valorado y comprendido. Cada país tiene su manera de llevar a cabo las reuniones y las negociaciones. Por ejemplo, en Japón las reuniones a menudo comienzan con unos saludos formales y con un intercambio de tarjetas de visita, que siempre hay que entregar con las dos manos y que, en caso de recibirla, requiere dedicar unos segundos a leerla. Entender este tipo de ritual sencillo puede ayudarnos a dar una primera impresión positiva.
Si te reúnes con los británicos, necesitarás una agenda
Los británicos también tienen su forma particular de relacionarse en los negocios. Esta no es ni mejor ni peor que la de los catalanes, pero de la misma manera que conducen por la izquierda, utilizan las millas en lugar de los kilómetros y, mayoritariamente, toman té en lugar de café, también hacen las reuniones a su manera. Por ejemplo, así como en Cataluña, y en muchas otras culturas, las relaciones personales son importantes cuando se trata de hacer negocios, en el Reino Unido este no es un factor tan relevante. Si nuestra propuesta es interesante, los británicos nos escucharán, aunque no tengan ninguna referencia sobre nosotros o sobre la organización que representamos.
Así que, si te reúnes con los británicos, necesitarás una agenda. Tanto la agenda como el tiempo que se dedica a cada reunión son importantes. Es decir, si nos reunimos con británicos, hay que administrar bien el tiempo que tenemos para poder tratar todos los temas que estaban programados. Por lo tanto, es esencial ser puntual y comenzar a la hora. Y esto no es un tópico. Si llegamos tarde a una reunión, ya empezamos mal. No es recomendable hacer esperar a los empresarios británicos. Y tampoco se considera correcto llegar demasiado pronto. En el Reino Unido, la puntualidad consiste en llegar a la hora, ni antes ni después, y también acabar a la hora prevista. Por lo tanto, si vemos que un tema concreto nos requerirá más tiempo del previsto, pidamos otra reunión para continuar otro día. Así podremos seguir el programa de la agenda y evitamos dejar temas sin tratar.
En cuanto a la formalidad, este es un elemento interesante. Aunque en Gran Bretaña las reuniones tienden a seguir una estructura establecida, que tiene en cuenta la jerarquía, los británicos son menos formales de lo que a menudo pensamos. De hecho, aunque no hay ninguna norma escrita, en la mayoría de las reuniones, los primeros cinco minutos se dedican a temas que tienen poco que ver con el tema de la reunión. Así, los primeros instantes suelen hablar del tiempo, cuentan cómo han pasado las últimas vacaciones, comentan un viaje reciente o hacen alguna observación sobre la ciudad donde tiene lugar la reunión. Ahora bien, al cabo de pocos minutos, ya se centran en el motivo de la reunión de una manera formal.
Además, tengamos bien presente que, en la mayoría de los casos, los británicos vendrán a la reunión con los deberes hechos. Es decir, habrán leído todos los documentos que hay que leer y, incluso, habrán preparado entre ellos cómo plantear la reunión. Si la reunión la hemos solicitado nosotros, normalmente la parte británica nos preguntará si queremos empezar a hablar nosotros. Si la han solicitado ellos, comenzarán a hablar ellos. Ahora bien, si la reunión ha sido solicitada por ambas partes y ellos quieren comenzar, seguramente nos preguntarán si queremos empezar nosotros o si lo hacen ellos. Esta es una manera sutil y educada que tienen de decir que quieren comenzar ellos. Si, en caso contrario, ellos quieren escuchar más que hablar, nos preguntarán cómo tenemos pensado conducir la reunión.
Cuando comienzan las intervenciones, suelen hacerse por orden jerárquico. Y hay que tener en cuenta que durante las intervenciones son poco comunes las interrupciones. Los británicos no se interrumpen entre ellos casi nunca, a menos que haya un malentendido o estén radicalmente en desacuerdo en algún asunto concreto. Normalmente, esperan pacientemente a que la persona que está hablando acabe antes de hacer sus comentarios.
Otro aspecto que hay que observar es que en las reuniones entre británicos, las cosas se dicen solo una vez, incluso las más importantes. En Cataluña, en cambio, tendemos a repetir los mismos mensajes muchas veces, sobre todo los importantes, aunque sea variando la manera de decirlo. La reiteración no es un elemento muy común en las reuniones británicas.
A veces, lo más difícil de entender es si están en desacuerdo. En general, siempre intentan evitar decir que no. Lo encuentran de mal gusto y poco respetuoso. Su manera de evidenciar una negativa puede ser muy sutil. Normalmente, presentan un planteamiento alternativo o utilizan formas condicionales del tipo “no estamos seguros” o “quizás sería más conveniente hacerlo de esta otra manera”, etc. Intentan por todos los medios no entrar en una confrontación directa y se decantan por el uso de un lenguaje diplomático. A veces, llevan tanto al extremo esta práctica que da la sensación de que todos están de acuerdo con lo que se ha propuesto cuando, de hecho, a menudo no es así. Para evitar malentendidos, siempre es recomendable, al final de la reunión, dedicar unos minutos a resumir los puntos clave de los aspectos acordados, para garantizar que ha habido una buena comprensión mutua y para determinar cuáles han de ser los próximos pasos a seguir.
Los almuerzos o cenas de negocios, tan habituales en nuestra casa, no son frecuentes en el Reino Unido
Es importante también tener en cuenta que para los británicos, una vez se ha acordado una decisión sobre un asunto, ya no es necesario volver a tocarlo y ya no se proponen condiciones nuevas. En una ocasión, el director de una conocida marca de motores de vehículos de lujo británica me comentó, todo molesto, que durante reuniones con empresarios españoles, estos habían reabierto el último día de las negociaciones debates ya cerrados pidiendo nuevas condiciones casi imposibles de aceptar. Este directivo me confesó que había tenido que aprender a hacer lo mismo y prepararse una contrapropuesta igualmente ambiciosa para neutralizar las nuevas demandas. Así que, hay que tener presente que los elementos sorpresa de última hora no son bienvenidos entre el empresariado británico.
Finalmente, también encontramos singularidades en los almuerzos de trabajo. Los almuerzos o cenas de negocios, tan habituales en nuestra casa, no son frecuentes en el Reino Unido. Los británicos suelen hacer las reuniones de negocios en la oficina de una de las dos partes o, últimamente, cada uno desde la suya, mediante una videoconferencia. Las comidas, en cambio, se reservan para cuando el trabajo se ha terminado o para cuando se han alcanzado acuerdos, como una especie de celebración. Y cuando estos tienen lugar, si es que tienen lugar, no se tiende a hablar de trabajo ni del proyecto en concreto. Las comidas se reservan para conocerse mejor personalmente. Por lo tanto, la conversación tendrá poco contenido profesional y suele tratar otros temas que son poco o nada relevantes para el negocio o proyecto acordado.
En resumen, todo esto es un ejemplo de cómo la manera de hacer las reuniones y los hábitos de negociación de los británicos, aunque no sean radicalmente diferentes de los nuestros, presentan ciertos elementos singulares que hay que conocer y respetar si queremos optimizar nuestras oportunidades. Las buenas maneras y el conocimiento de los hábitos de nuestros interlocutores siempre ayudan a poder cerrar con éxito un buen acuerdo. Vale la pena tenerlo en cuenta.