El próximo 2025 será un año clave para la facturación electrónica. Negocios y autónomos estarán sujetos a la nueva normativa al respecto. Es necesario avanzar en los problemas y las soluciones que podemos encontrar. Quizás, como aún no tenemos una fecha límite establecida al 100% y el proceso se ha ido alargando por los pasos burocráticos que debe dar la normativa, no tenemos muy presente que la adaptación a la factura electrónica debe abordarse cuanto antes.
Sin embargo, aunque hace tiempo que hablamos de la factura electrónica o porque llevamos mucho tiempo hablando de este cambio normativo, todavía hay dudas y confusión con algunos conceptos clave, que aquí trataré de aclarar.
La factura digital es un documento que puede ser un PDF o un Word o, incluso, una imagen de una factura en papel. Lo que hace que la factura sea digital es el medio en el que se visualiza, almacena o envía. Pero una factura electrónica es una factura emitida por medios electrónicos que tiene la misma validez que una factura en papel. Hay que recordar que un ticket de caja es una factura simplificada desde 2013. De hecho, el concepto de ticket quedó fuera en este reglamento y se estipuló el nombre de factura simplificada.
Hay que recordar que un ticket de caja es una factura simplificada desde 2013. De hecho, el concepto de ticket quedó fuera en este reglamento y se estipuló el nombre de factura simplificada
La diferencia con una factura es que en la factura simplificada no aparecen los datos del receptor, pero sí deben aparecer los datos del emisor. Cabe destacar que el uso de la factura simplificada es habitual en el pequeño comercio: peluquerías, pastelerías, bares y restaurantes, gasolineras, aparcamientos, autopistas, etc. Este documento tiene valor legal al justificar un gasto, y debe constar número de factura (debe ser correlativo), fecha de expedición, datos del emisor con NIF, concepto, tipo impositivo, importe total.
¿Por qué ahora hablamos más de la factura electrónica? La Ley Crea y Crece introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales y se irá implantando a medida que se desarrolle el reglamento. Esta factura electrónica obligatoria ya está en uso, por ejemplo, en las relaciones de empresas y autónomos con la administración pública. La finalidad de la factura electrónica es favorecer la digitalización de las empresas, reducir la morosidad y tener un mayor control sobre las operaciones.
La Ley Antifraude, por otro lado, es la que regula los sistemas de facturación y establece los requisitos que deben cumplirse. Los requisitos indican que los programas de facturación no pueden permitir la modificación o manipulación de facturas emitidas, tampoco pueden permitir doble contabilidad.
Por cada factura emitida es obligatoria la generación de un registro. Si este registro se envía en tiempo real a Hacienda, hablamos de que la empresa estará acogida a la modalidad Verifactu. Las empresas pueden elegir acogerse o no a esta modalidad. Cabe recordar no obstante que la factura electrónica es el formato de factura en el que trabajan estos sistemas de facturación.
Una cosa tan simple como modificar la fecha o el precio de una factura una vez está emitida no está permitido, tal y como ya exponía la Ley General Tributaria. No obstante, esta práctica acostumbra a ser habitual, cuando lo que debería hacerse es trabajar con presupuestos o hacer facturas rectificativas si deben modificarse datos. Todo esto, a partir del año que viene, será lo que se encuentren empresas y autónomos; será el propio software de facturación el que no les permitirá modificar estos conceptos de las facturas emitidas, porque estas quedarán bloqueadas cumpliendo así con los requisitos de la Ley.
Una cosa tan simple como modificar la fecha o el precio de una factura una vez está emitida no está permitido
Es habitual tomarse este tipo de obligaciones como cargas, y sí, inicialmente pueden suponer sobre todo una inversión de tiempo: deben conocerse las implicaciones y deben adaptarse procesos o maneras de hacer. A la vez, y mirando el aspecto positivo de estas obligaciones, para muchas empresas dar este paso adelante para la digitalización de sus negocios será clave, reduciendo la carga administrativa, evitando errores humanos, siendo más eficientes y mejorando la comunicación con proveedores, con clientes y con su propia asesoría.
Por ejemplo, aquellos autónomos y empresas que tengan la sensación de que cambiar el Word, PDF o Excel (programas que quedan fuera de los softwares homologados) supondrá una complejidad añadida a su trabajo, verán que trabajar con un programa de facturación, que incluso pueden tener disponible como app móvil, es una forma de simplificar sus tareas administrativas y de facturación. En la aplicación pueden tener su base de datos de clientes, productos, servicios y enviar al momento presupuestos o facturas en el momento y desde donde estén.