El 84% de los directivos españoles cree que acabar con los documentos de papel los ayudaría a ahorrar hasta un 20% al año. Pero el 87% de las empresas no están preparadas para esta digitalización de los datos. Es la contradicción que ha detectado un estudio que la multinacional Ricoh ha presentado este miércoles. La compañía habla del momento del bigger data, una de sus líneas de negocio: "Tiene que ver con toda aquella información digital originada desde documentos", explica David Mijos, director de operaciones de Ricoh en Europa.
Para explicarlo, Mijos ha aterrizado en Barcelona, donde Ricoh tiene la sede fiscal en España y donde se ha posicionado como la segunda mayor tecnológica en Cataluña. Facturan al mercado español 208 millones y tienen unos 1.300 trabajadores. En una entrevista con VIAempresa, el director de operaciones al continente defiende el utlitat de digitalizar los datos a las empresas: ahorro de costes, mejora de ingresos, más control del rumbo del negocio y más precisión de datos.
O sea, que es el momento que las empresas abandonen el papel?
Las empresas tienen muchos datos acumulados en los pasados cinco o diez años, que pueden ser digitalizados. Vemos la oportunidad no sólo en los documentos actuales, sino en todo el histórico de documentos de la empresas.
Pero, con la crisis que sufren países como España, la inversión para digitalizar tantos documentos puede significar un fuerte impacto para muchas empresas...
Hay más beneficios que inconvenientes al hacerlo. Evidentemente hay un ahorro financiero gracias a la digitalización, puesto que la gente gasta horas y horas buscando entre documentos de papel. Pero, más importantes todavía, son los ingresos que esto puede generar. Se puede mejorar la facturación gracias al historial de datos: las empresas funcionan por ciclos y, si se puede acceder fácilmente al histórico de datos de los clientes, se puede prever y ganar mucha eficiencia.
Una inversión a corto plazo para una mejora de ingresos a largo plazo...
Hay una inversión, pero puede ser pequeña y gradual, especialmente si el servicio lo ofrece Ricoh (río).
Pensamos en un ejemplo, en una empresa que haya implementado la digitalización y haya mejorado su forma de trabajar...
Un ejemplo clásico son las empresas de servicios financieros o aseguradores. Que puedan acceder digitalmente a todos los datos de ejercicios anteriores, es clave y los permite predecir con precisión las tendencias y saber qué pasará.
Para una pyme, que no pueda hacer el cambio de golpe, por qué departamento de la empresa puede empezar?
Obviamente depende del negocio, pero mi preferencia sería empezar con las facturas, del que compran a los proveedores y del que venden a los clientes. También pueden empezar digitalizando todo el correo tradicional que reciben. Este fin de semana, por ejemplo, fui a comprar muebles, me dieron la factura en papel, pero antes de llegar a casa ya me habían enviado al correo la versión electrónica y con más recomendaciones de compra por la cercana. Fue un gran ejemplo de digitalización y de cómo puede ayudar a crecer la empresa!
Pero, si lo era digital empezó hace tiempo, por qué ahora?
Por la nube (cloud computing), por la mayor capacidad de almacenamiento... ahora realmente es el momento. Tengo la esperanza que saldremos de esta recesión y estamos vemos buenos síntomas, por lo tanto, ahora es el momento de salir adelante estas oportunidades.
Sin la nube tecnológica, no sería posible?
Creo que sí que lo seria. Hay empresas, como Ricoh mismo, que hemos creado nuestro propio software para tratar y almacenar digitalmente los datos. Y el coste de hacerlo ha caído con fuerza en los últimos años...
En qué paísestenemos que fijar como referentes?
Los países escandinavos, que están liderando este proceso. En Alemania la industria del coche; en el Reino Unido, el sector público. Pero también tenemos un fantástico equipo en España!