Todos los emprendedores y emprendedoras que hayan tenido una idea, y la hayan desarrollado y dado forma, muy probablemente son conscientes de la cantidad de tiempo y esfuerzos que deben destinarse a su gestión documental. Contratos, licencias, facturas y escrituras, entre otros, son documentos a los que, normalmente, se les designa un espacio físico y, con el tiempo, acaban suponiendo una molestia o incluso se acaban perdiendo.
El camino hacia la automatización: una necesidad
Este hecho da lugar a un dato que pone claramente de manifiesto una de las grandes desventajas de poseer un exceso de documentos: el coste medio de gestión documental y almacenamiento de una pequeña y mediana empresa es de más de 120.000 euros al año. En este contexto, surge Diggics, una empresa tecnológica especializada en sistemas de automatización de procesos documentales para empresas, que da nombre a su gestor documental que promete a sus clientes ahorrarse "hasta un 65% de los gastos anuales". Con un equipo de 14 personas, Diggics ofrece una solución cada día más solicitada en el ámbito empresarial.
El coste medio de gestión documental y almacenamiento de una pequeña y mediana empresa es de más de 120.000 euros al año
“Nuestro servicio estrella es facturar a proveedores. Nosotros automatizamos todo el proceso desde que una factura entra por un correo hasta que se contabiliza en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)”, ha explicado a VIA Empresa Iolanda Milán, quien ha formado parte del equipo de Diggics desde 2012 y actualmente ejerce como responsable de administración y recursos humanos.
Recuperar el activo más valioso: el tiempo
De esta forma, por tanto, la firma apuesta por un modelo sostenible, actualizando esta serie de procesos con una filosofía paperless. De hecho, esta filosofía, aparte de generar un impacto ambiental positivo, supone un paso adelante en lo que se refiere a la productividad de las empresas: las tareas de gestión documental basadas en procesos digitales con inteligencia documental, suponen un 12% del tiempo de una jornada de trabajo. En cambio, estas mismas tareas, desarrolladas siguiendo el método tradicional, suponen un 88% del tiempo. Se trata, por lo tanto, de una idea que proporciona lo que para una gran parte de la población supone el activo más valioso: el tiempo.
A pesar de que esta idea surgió en 2007, Diggics, como empresa, se creó en 2010. Oscar Saro, fundador y actual CEO de la empresa, fue el desarrollador de este software de gestión documental, un proyecto que inició en la empresa en la que estaba trabajando y con la que decidió participar en un programa de preaceleración de Barcelona Activa. Con la ayuda de su equipo de técnicos, año tras año, ha logrado mejorar y conseguir una versión más sofisticada del gestor. "Diggics no tendría sentido sin todo el equipo que hay detrás", apunta Saro.
La empresa se sitúa en un mercado competitivo que se encuentra en un constante crecimiento, aunque en este sector “no siempre acabamos haciendo el mismo proceso”. En este sentido, la firma ha desarrollado dos serveis: DiggiHub y DiggiCar. La primera consiste en la factura de proveedores, integrándose en los sistemas y procesos de cada cliente, y la segunda, que surgió justo antes de la pandemia, es la línea que se especializa en el sector de la automoción y que da lugar a un producto cerrado, ya que el 80% de las firmas automovilísticas apuestan por el mismo sistema de planificación de recursos empresariales. "En el caso de DiggiHub, pretendemos alcanzar también un producto cerrado, pero es mucho más complicado porque cada cliente es un mundo", ha apuntado Milán
Cubrir una necesidad en tiempo de incertidumbre
Aun así, la idea se encuentra en un gran momento, que se vio en buena parte impulsado a raíz de la pandemia. "Nosotros pensábamos que esta situación nos traería graves problemas, pero no fue así" ha afirmado Milán. “Todo el mundo quiso empezar a automatizar estos procesos porque se estaba empezando a teletrabajar, y este hecho dio lugar a un incremento en la automatización y la digitalización de documentos, ya que tener todos los documentos en un entorno digital es la mejor solución cuando no puedes acudir a la oficina”.
Milán: "Lo que tenemos claro es que la evolución de Diggics es constante, es un producto que ha crecido y está creciendo muchísimo"
Con el desarrollo del proyecto en estos últimos años, Diggics, cerró 2022 con una facturación que supera el millón de euros. "Lo que tenemos claro es que la evolución de Diggics es constante, es un producto que ha crecido y está creciendo muchísimo", ha explicado Milán, quien también ha apuntado que "estamos constantemente analizando cómo convertirnos más competitivos en el mercado. Hemos visto que creando productos cerrados conseguimos un mayor tirón, y es lo que queremos acabar consiguiendo en un futuro”.
Aparte de la facturación, el equipo también se encuentra en proceso de expansión. "Somos una empresa pequeña y valoramos mucho la cohesión del equipo así como el buen ambiente". Por tanto, el grupo, con sede en el Parque Tecnológico de Barcelona Activa, proyecta un camino pensado para que las empresas del presente apuesten por la filosofía del futuro: el paperless.