La frase "Houston, tenemos un problema" se ha popularizado desde hace cincuenta años, fruto de una misión accidentada del Apolo 13 en el espacio y que se utiliza para relatar una situación de tensión frente a un imprevisto. Un malestar generalizado que en esta ocasión afecta al 70% de los trabajadores, pero por un motivo bien distinto: se enfrentan a reuniones "inútiles" y muchos de ellos "no saben exactamente el motivo por el que se les ha convocado". La 'reunionitis' es una de las mayores amenazas para la productividad de las empresas catalanas que limita el tiempo de trabajo en solitario, provoca más horas extras, agotamiento y también pérdida de la creatividad. Un fenómeno en auge que no tiene freno y que para muchos expertos debe combatirse de raíz.
"Gran parte de mi jornada laboral la dedico a muchas reuniones que son repetitivas, innecesarias y que terminan sin conclusiones o acciones", explica Montserrat Alonso, project manager de una multinacional de productos de oficina. "Además, muchas de ellas pueden durar más de dos horas, nadie toma notas y no finaliza con conclusiones para ver si todo el mundo va alineado", continúa la profesional. De hecho, un fenómeno que se puede constatar como repetitivo es el que se conoce como "reuniones de estatus", en las que se siguen a diario o semanalmente si se han llevado a cabo las tareas de un proyecto. Y a veces no existe ninguna novedad.
Otro factor interesante es el ghosting en las reuniones. Es decir, para Yulia F., jefa de comunicación de una multinacional del sector automovilístico, muchos miembros no se presentan a las reuniones, que podría ser por culpa del elevado número de reuniones en una semana o por el rol que en ella tiene cada uno. "Es peor que la cancelación de citas de la aplicación Bumble", apunta con humor la experta. Incluso, en alguna ocasión, en el caso de una reunión virtual muchos trabajadores desactivan la cámara y aprovechan para almorzar o avanzar otros temas que consideran más productivos.
Los "reyes" de las 'reunionitis'
Los altos ejecutivos, según un estudio de Harvard Business School, son los perfiles más afectados por la 'reunionitis'. Por lo general, un directivo puede llegar a pasar hasta el 80% de la jornada laboral asistiendo a reuniones. Este dato es inquietante para la productividad, sobre todo cuando se trata de reuniones que no aportan valor, puesto que implica que el directivo sólo dedica de media dos horas de la jornada laboral al trabajo en solitario.
El 70% de los trabajadores catalanes confiesa que se enfrentan a reuniones "inútiles" y muchos de ellos "no saben exactamente el motivo por el que se les ha convocado"
Ahora bien, algunos trabajadores apuntan a VIA Empresa que también existen perfiles en los entornos laborales que necesitan "llenarse la jornada de reuniones", para justificar tareas y sueldo. Pero que la mayoría son evitables, pero por "jerarquía no se pueden oponer".
La clave ideal para combatir la 'reunionitis'
En primer lugar, hay muchas reuniones que pueden evitarse. Yulia F. tiene claro que si se desvelara todo lo que cobra por hora cada miembro que participa en la reunión se finalizaría en diez minutos el encuentro. "Imagina que a media reunión saliera proyectado en pantalla el salario de cada uno, se quedarían en shock". "Si muchos de ellos se quedarían boquiabiertos al ver las cifras, imagina lo que también sucedería en los consejos directivos que se alargan horas divagando de temas que quizás no son cruciales o estratégicos".
Yulia F. (comunicadora): "Si se desvelara todo lo que cobra por hora cada miembro que participa en la reunión se finalizaría en diez minutos el encuentro"
Otros aspectos cruciales para combatir la 'reunionitis' tienen que ver con preparar una agenda previa con los temas a tratar y cronometrarlo. Expertos laborales confiesan que la reunión ideal debería ser de menos de una hora, ya que si duran entre dos o tres horas es un "indicador claro que el organizador no sabe exactamente lo que quiere". Otro elemento que fomenta la 'reunionitis' es que "ser más de seis personas" en el encuentro - exceptuando alguna situación en concreto- puede ser un indicador de que el organizador no sabe exactamente con quién debería tratar el tema en cuestión.
De hecho, ya lo decía el consultor de negocios Peter Drucker: “una empresa con excesivas reuniones es una empresa enferma”. Y, si hacemos caso de las últimas estadísticas en las que el 90% de las empresas confiesa que han aumentado el número de reuniones, mientras que el 70% de los trabajadores las considera "innecesarias"... significa que "Houston, tenemos un problema".