14
de Enero
de
2017
Act.
16
de Enero
de
2017
En esta nueva realidad, a menudo los miembros de un mismo equipo se encuentran en puntos diferentes del planeta o trabajan desde casa y coordinarse puede ser una pesadilla. En Internet podemos encontrar centenares de aplicaciones y programas que ayudan a minimizar todo este rebombori. Son plataformas (en muchos casos, gratuitas) que permiten comunicarse más rápidamente, asignar tareas de manera más eficiente, controlar al por menor el adelanto del trabajo y, en definitiva, gestionar mejor los esfuerzos de un equipo.
En este artículo describimos cinco herramientas diferentes y complementarias para el trabajo en grupo.
Para comunicarse mejor: Slack
Cuando Steward Butterfield, uno de los fundadores de Flickr, creó Slack tenía muy claro su objetivo: reducir al máximo los e-mails de trabajo. Para hacerlo, desarrolló un sistema de chat que simplifica las comunicaciones, ordena por canales los equipos de trabajo y las conversas, permite compartir archivos y, además, se integra con otras plataformas como Google Drive, Dropbox o Twitter.
Slack es una mezcla entre los grupos de Whatsapp y las cadenas de mails y ya lo utilizan empresas como Samsung, universidades como Harvard, o instituciones como la NASA.
El servicio es gratuito, tanto si se utiliza desde un ordenador como desde sistemas iOS o Android. Slack también ofrece planes de pago que incluyen más herramientas y características.
Para organizar los equipos: Asana
A la hora de trabajar en grupo hay que coordinar calendarios, asignar tareas, comunicarse bien, compartir archivos... Asana permite hacer todo esto con suyo portal online y aplicaciones para iPhone y Android.
Igual que Slack, Asana busca evitar el uso de los correos electrónicos. Por eso, organiza los equipos por proyectos y unifica cada canal los trabajos a hacer, la calendarització, los chats y la visualización de resultados. También permite indicar la prioridad de cada proyecto, adjuntar archivos y recibir notificaciones de los cambios. El servicio puede integrarse con el mismo Slack y otras herramientas como Google Calendar o Evernote.
El uso de Asana es totalmente gratuito hasta un máximo de 15 personas por equipo. A partir de este punto hay que contratar el plan prèmium, que no tiene ningún límite de participantes e incluye mejoras como la busca avanzada dentro de la aplicación.
Para controlar los procesos: Trello
La idea de fondo de Trello es simple: digitalizar cualquier proceso de trabajo y hacerlo accesible a través de Internet a los miembros de un equipo. Para hacerlo, la herramienta utiliza columnas, etiquetas y listas. Las columnas pueden utilizarse para indicar los pasos del proceso, las etiquetas por las tareas, y las listas por acciones más concretas a comenzar. Así, las etiquetas y listas se trasladan de una columna a otra según el punto en que se encuentren.
Trello también permite asignar etiquetas a miembros concretos del equipo, incluir fechas de fin, adjuntar archivos y mantener conversaciones entre los usuarios. Además, puede integrarse con otras herramientas como Slack y a las notificaciones por correo electrónico. Se trata de una plataforma gratuita que también ofrece planos prèmium de pago.
Para tener feedback: TINYPulse
Una buena manera para mantener unidos los equipos y mejorar la comunicación y la productividad es que cada miembro opine sobre el trabajo. TINYPulse es un sistema de encuestas online que tanto puede servir a los directivos que quieren escuchar la opinión de los trabajadores como a los equipos que quieren compartir sus impresiones. La plataforma envía una pregunta semanal a los miembros de un equipo sobre un tema concreto y también ofrece la posibilidad de enviar mensajes individuales o hacer sugerencias en común en un foro.
Los resultados de todos estos datos, que pueden ser anónimas, se pueden visualizar en directo y de manera interactiva al web o al móvil. El servicio es de pago pero ofrece una prueba gratuita. Facebook, IBM o Michelin son alguno de los más de 1.000 clientes que ya utilizan este servicio.
Para pensar plegados: Mural
Uno de los procesos más productivos del trabajo en grupo es el brainstorming: la lluvia de ideas. Mural.co traslada estas reuniones de mesa y pizarra blanca al plan digital. Gracias a su plataforma en la nube, varios miembros de un equipo pueden compartir un mismo tablero virtual independientemente de donde se encuentren. El sistema funciona como una pizarra tradicional donde cada usuario puede escribir notas, incluir fotografías o dibujar croquis y diagramas. Cada cambio aparece en tiempo real a las pantallas de todos los colaboradores; tanto si participan en la reunión en directo, como si lo hacen lejos con su ordenador, mesita o móvil más tarde. Mural ofrece una prueba gratuita del programa, pero el servicio es de pago.
Su precio es de unos 12 dólares mensuales por usuario que participio en la plataforma.
Para calcular el tiempo de trabajo: Time Doctor
La gestión del tiempo es vital tanto para mejorar la productividad a título individual como en el trabajo en común. Time Doctor calcula cada hora y minuto dedicado a una tarea. El programa pide a cada miembro de un equipo indicar el trabajo que están realizando y después, pitjar un botón cuando empiezan a hacerla. También pueden poner en pausa el cronómetro para indicar que han hecho un descanso. Entonces, el programa registra el uso que hace cada trabajador de su ordenador: cuánto de tiempo pasa leyendo correos, cuando hablante por el chat de trabajo, cuando escribiendo... Todos estos datos quedan registradas y pueden visualizarse agregadas y sobre una línea temporal a la plataforma, junto con capturas de pantalla que el sistema hace automáticamente. También puede utilizarse conjuntamente con herramientas como Slack, Asana o Trello.
Time Doctor tiene un coste de unos 10 dólares por usuario, pero ofrece pruebas gratuitas de 30 días.
En este artículo describimos cinco herramientas diferentes y complementarias para el trabajo en grupo.
Para comunicarse mejor: Slack
Cuando Steward Butterfield, uno de los fundadores de Flickr, creó Slack tenía muy claro su objetivo: reducir al máximo los e-mails de trabajo. Para hacerlo, desarrolló un sistema de chat que simplifica las comunicaciones, ordena por canales los equipos de trabajo y las conversas, permite compartir archivos y, además, se integra con otras plataformas como Google Drive, Dropbox o Twitter.
Slack es una mezcla entre los grupos de Whatsapp y las cadenas de mails y ya lo utilizan empresas como Samsung, universidades como Harvard, o instituciones como la NASA.
El servicio es gratuito, tanto si se utiliza desde un ordenador como desde sistemas iOS o Android. Slack también ofrece planes de pago que incluyen más herramientas y características.
Para organizar los equipos: Asana
A la hora de trabajar en grupo hay que coordinar calendarios, asignar tareas, comunicarse bien, compartir archivos... Asana permite hacer todo esto con suyo portal online y aplicaciones para iPhone y Android.
Igual que Slack, Asana busca evitar el uso de los correos electrónicos. Por eso, organiza los equipos por proyectos y unifica cada canal los trabajos a hacer, la calendarització, los chats y la visualización de resultados. También permite indicar la prioridad de cada proyecto, adjuntar archivos y recibir notificaciones de los cambios. El servicio puede integrarse con el mismo Slack y otras herramientas como Google Calendar o Evernote.
El uso de Asana es totalmente gratuito hasta un máximo de 15 personas por equipo. A partir de este punto hay que contratar el plan prèmium, que no tiene ningún límite de participantes e incluye mejoras como la busca avanzada dentro de la aplicación.
Para controlar los procesos: Trello
La idea de fondo de Trello es simple: digitalizar cualquier proceso de trabajo y hacerlo accesible a través de Internet a los miembros de un equipo. Para hacerlo, la herramienta utiliza columnas, etiquetas y listas. Las columnas pueden utilizarse para indicar los pasos del proceso, las etiquetas por las tareas, y las listas por acciones más concretas a comenzar. Así, las etiquetas y listas se trasladan de una columna a otra según el punto en que se encuentren.
Trello también permite asignar etiquetas a miembros concretos del equipo, incluir fechas de fin, adjuntar archivos y mantener conversaciones entre los usuarios. Además, puede integrarse con otras herramientas como Slack y a las notificaciones por correo electrónico. Se trata de una plataforma gratuita que también ofrece planos prèmium de pago.
Para tener feedback: TINYPulse
Una buena manera para mantener unidos los equipos y mejorar la comunicación y la productividad es que cada miembro opine sobre el trabajo. TINYPulse es un sistema de encuestas online que tanto puede servir a los directivos que quieren escuchar la opinión de los trabajadores como a los equipos que quieren compartir sus impresiones. La plataforma envía una pregunta semanal a los miembros de un equipo sobre un tema concreto y también ofrece la posibilidad de enviar mensajes individuales o hacer sugerencias en común en un foro.
Los resultados de todos estos datos, que pueden ser anónimas, se pueden visualizar en directo y de manera interactiva al web o al móvil. El servicio es de pago pero ofrece una prueba gratuita. Facebook, IBM o Michelin son alguno de los más de 1.000 clientes que ya utilizan este servicio.
Para pensar plegados: Mural
Uno de los procesos más productivos del trabajo en grupo es el brainstorming: la lluvia de ideas. Mural.co traslada estas reuniones de mesa y pizarra blanca al plan digital. Gracias a su plataforma en la nube, varios miembros de un equipo pueden compartir un mismo tablero virtual independientemente de donde se encuentren. El sistema funciona como una pizarra tradicional donde cada usuario puede escribir notas, incluir fotografías o dibujar croquis y diagramas. Cada cambio aparece en tiempo real a las pantallas de todos los colaboradores; tanto si participan en la reunión en directo, como si lo hacen lejos con su ordenador, mesita o móvil más tarde. Mural ofrece una prueba gratuita del programa, pero el servicio es de pago.
Su precio es de unos 12 dólares mensuales por usuario que participio en la plataforma.
Para calcular el tiempo de trabajo: Time Doctor
La gestión del tiempo es vital tanto para mejorar la productividad a título individual como en el trabajo en común. Time Doctor calcula cada hora y minuto dedicado a una tarea. El programa pide a cada miembro de un equipo indicar el trabajo que están realizando y después, pitjar un botón cuando empiezan a hacerla. También pueden poner en pausa el cronómetro para indicar que han hecho un descanso. Entonces, el programa registra el uso que hace cada trabajador de su ordenador: cuánto de tiempo pasa leyendo correos, cuando hablante por el chat de trabajo, cuando escribiendo... Todos estos datos quedan registradas y pueden visualizarse agregadas y sobre una línea temporal a la plataforma, junto con capturas de pantalla que el sistema hace automáticamente. También puede utilizarse conjuntamente con herramientas como Slack, Asana o Trello.
Time Doctor tiene un coste de unos 10 dólares por usuario, pero ofrece pruebas gratuitas de 30 días.