Un grupo de cargos electos, directivos públicos, secretarios y técnicos que impulsan proyectos de transformación digital se han aliado para asesinar la Administración en papel. Son conocidos como el "Comité de Destrucción del Real decreto 128" –que regula el régimen jurídico de los funcionarios de la administración local-, los CDR que ven a la Administración electrónica como el único futuro posible para garantizar transparencia y facilidades a la ciudadanía.
Los CDR celebran reuniones, algunas en pequeño comité, otros a gran escala. Esta que VÍA Emprendida presencia es una macro encuentro de todos aquellos posibles "asesinos" de la Administración en papel organizada por el Consorcio Administración Abierta de Cataluña (AOC). Con la Sala Teatro del Centro de Cultura Contemporánea de Barcelona (CCCB) a rebosar, bautizan la jornada como Asesinato al Catalonia Express: encuentran muerta la Administración en papel. Su objetivo está claro: implantar en la manera de hacer de las organizaciones la transformación digital como herramienta básica para la continuidad de la Administración.
Inicio de la jornada sobre la administración en papel al CCCB | MEM
Y es que, si bien es cierto que la Administración "tiene que continuar teniendo un rol en nuestra sociedad", también lo es que el papel, los archivadores y las carpetas llenas de documentos ya han quedado relevados por los ordenadores, los teléfonos inteligentes y las mesitas. Pero no todo el mundo lo integra, o no todo el mundo lo quiere hacer. El secretario general del Ayuntamiento de Gavà, Roger Cots, pide a los nuevo CDR "desobediencia" a la hora de dar viabilidad al Real decreto porque, a parecer suyo, este no contempla la evolución de la Administración hacia la digitalización.
Un claro ejemplo de esto es el artículo 3.d del Real decreto 128, que precisa que "en el supuesto que el apoyo sea electrónico, será preciso que se redacte en todo caso por el Secretario de la Corporación un extracto en papel comprensivo de los siguientes datos: fecha y hora [...], si es de carácter ordinario o extraordinario, los asistentes y miembros que se hayan excusado, así como el contenido de acuerdos logrados", entre otras cosas.
Artesanía electrónica
El secretario general de Políticas Digitales y Administración Pública y presidente de la Comisión Ejecutiva del Consorcio AOC, Xavier Gatius, sostiene que encarar las políticas desde una vertiente digital "es una forma indispensable para liderar e impulsar los cambios que se nos piden como país y como sociedad". La creación en el Gobierno de un departamento de Políticas Digitales y Administraciones públicas ya representa un paso de gigante para ir hacia la digitalización, pero la transformación digital todavía no ha llegado a este terreno.
Los documentos quedarán archivados en las carpetas de la historia | MEM
Según Gatius, el impulso de un nuevo modelo productivo basado en la innovación y las tecnologías digitales avances "es imprescindible para garantizar la confianza" de la ciudadanía, al mismo tiempo que destaca que vivir en un territorio con infraestructuras digitales "es un elemento de cohesión social".
Cots va un paso más allá y pone encima la mesa que "una buena Administración electrónica tiene que permitir mantener un derecho de acceso a la información pública" y, precisamente por eso, propone que "los formularios puedan permitir la enmienda, proteger los datos de carácter personal y contar con la implicación de los servicios informáticos". Su fórmula? "Ir a la artesanía electrónica".
Y es que, como dice la alcaldesa de Esplugues de Llobregat, Pilar Díaz, "digitalizar es hacer transparencia, una mayor eficiencia".
La conxorxa interadministrativa
Mientras tanto, miembros de las cuatro diputaciones catalanas han sumado fuerzas para acabar con la vida de la Administración en papel. "Todavía no lo hemos muerto y ya buscamos culpable", lamenta la cabeza del cuchillo de Innovación Digital a la Diputación de Barcelona, Joan Antoni Olivares, al mismo tiempo que destaca que, en este sentido, "no estamos tan bueno porque una cosa es tener herramientas y la otra utilizarlas, desarrollarlas y sacarlos rendimiento". A parecer suyo, "esto no es tan fácil" porque, subraya, "afecta las personas que están acostumbradas a hacer las cosas de una determinada manera". Ahora bien, Olivares tiene claro que "cada día que dejamos sobrevivir un trámite en papel, la Administración pública pasa factura".
La conxorxa interadministrativa de los CDR de la administración en papel | MEM
En Girona, la Administración en papel va desapareciendo de los ayuntamientos. Según el técnico de Administración Electrónica de la Diputación gerundense, Dani Rodriguez, el 2017 desplegaron "un plan para asesinar la Administración en papel" y, hasta ahora, han conseguido llegar a 165 de los 180 ayuntamientos de la provincia.
En Girona el 2017 desplegaron "un plan para asesinar la Administración en papel"
A su vez, la técnica en Administración Pública de la Diputación de Tarragona, Dolors Roo, asegura que ya hace más de dos años y medio que trabajan en una herramienta que tiene como objetivo automatizar todos los procedimientos administrativos". Su reto, de cara al 2020, es "ponerlo fácil al trabajador y también al ciudadano".
Por su parte, el coordinador de Nuevas Tecnologías de la Diputación de Lleida, Gerard Serra, manda un mensaje claro: "No podemos pasar de la Administración en papel a la electrónica sin hacer una transición" porque, a juicio suyo, "no servirá para nada y la ciudadanía se nos comerá". Su propuesta es "dar mejor servicio a la ciudadanía" con un buen equipo humano detrás porque "el empleado público requiere formación y hay que incentivarlo para darle más autoestima en un momento de cambio tan importante".
Interrogatorio a los sospechosos
Aun así, pero, para "acabar de matar la administración en papel", y según la periodista Mar Lobato, la única solución posible es "garantizar un archivo único" y que "todos los nos tengan su propio archivo electrónico".
La responsable de Gestión del Conocimiento y Calidad al Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, Ascen Moro, tiene claro que los presuntos asesinos de la Administración tradicional podrían ser tanto la ciudadanía, "que demanda nuevas formas de relacionarse con nosotros", como "las funcionarias y los funcionarios que trabajamos a la Administración pública y que queremos la tecnología para transformar todos los procesos".
Las leyes 39 y 40 configuran un escenario en que la tramitación electrónica tiene que ser la actuación habitual de las administraciones
Estos, pero, no son los únicos posibles sospechosos. La implantación de la ley 39/2015 y 40/2015 del procedimiento administrativo configuran un escenario en que la tramitación electrónica se convierte en la actuación habitual de las Administraciones, tanto en su gestión interna cómo con su relación con la ciudadanía. De hecho, esta normativa establece, entre otras cosas, que los documentos que la ciudadanía presente de manera presencial a las oficinas de asistencia en materia de registro tendrán que ser digitalizados para ser incorporados al expediente administrativo electrónico. Pero la normativa también tiene algunas sombras. Si la documentación se envía por correo postal, la ley subraya que el archivo continuará siendo necesario.
Muerto el perro, muerta la rabia, pero no en este caso. "Digitalizar no quiere decir que todo aquello que hago en papel se haga de forma electrónica, sino pensar diferente y simplificar". La Administración en papel todavía vive, "a pesar de que está malherida", concluye la directora gerente de la AOC, Marga Bonmatí. Y es que, sostiene, "la Administración electrónica es como un tren: no es cuestión de tener herramientas porque si no sabemos conectar el tren de forma que los pasajeros puedan pasar de un vagón al otro y con las paradas correspondientes, no haremos nada".