Diciembre es un buen mes para hacer balance del año y preparar el próximo ejercicio. No estamos hablando de hacer un balance contable o fiscal, sino de la actividad económica de la empresa en los ámbitos que realmente son el motor que la hacen funcionar.
El primer paso es hacer una radiografía de cómo se ha ido desarrollando la actividad económica de la empresa en el último año en cada una de las áreas, desde administración, compras o logística pasando por producción, comercial, marketing o recursos humanos. Esta radiografía es válida y necesaria tanto para las grandes empresas como para las pequeñas. De hecho, para las pequeñas empresas será más fácil hacer este análisis por el hecho que se simplifican o se fusionan departamentos.
Qué ha ido bien y que no?
Para analizar la actividad económica de la empresa en el último año es necesario responder por escrito a dos preguntas clave: qué ha ido bien y que no? Y analizar, a partir de las respuestas, los efectos positivos y negativos que la empresa ha obtenido de cada área y, sobre todo, cuáleshan sido las causas, tanto de las positivas cómo de las negativas.
Este ejercicio ayudará de forma objetiva a descubrir y a reflexionar sobre muchos aspectos y variables que harán que la empresa sea más eficiente de cara al año próximo. Por eso, es importante que el empresario hable con cada uno de los responsables y con las personas de confianza de su empresa. Hace falta que los escuche de forma activa. Se interese por ellos si quiere ser interesante por sus trabajadores. Le darán explicaciones y, muy probablemente, también posibles soluciones.
Es importante que el empresario hable con cada uno de los responsables y con las personas de confianza de su empresa
Es importante que el empresario se plantee y analice qué es la situación actual a su empresa, mirando su negocio por dentro. Un buen ejercicio es coger una libreta y anotar todo aquello que se ha hecho bien y en que objetivamente reconoce que la compañía es buena. Este ejercicio es especialmente determinante en aquellos aspectos que hacen únicos la empresa y que marcan la diferencia con la competencia. Es importante que a la lista nofalte nada que sea clave y merezca estar escrito. Por ejemplo, hace falta que identifique si se han conseguido los objetivos, si se ha facturado más, si ha conseguido nuevos clientes, si han comprado más clientes habituales que el año anterior, si ha mejorado el margen comercial, si ha conseguido una parte importante de sus planes previstos, si ha aumentado la plantilla, si los clientes hablan bien de la empresa, si ha aumentado la presencia online de la empresa, si han aumentado los beneficios, y otros puntos que pueden haber fortalecido su posición empresarial en el último año.
Del mismo modo, es tanto o más importando que el empresario identifique aquello en que no ha sido tan bueno y que tendrá que mejorar en el próximo ejercicio. Por ejemplo, es clave que incluya a la lista si ha perdido clientes, si ha bajado la facturación, si ha perdido margen comercial, si no han funcionado algunas estrategias, si ha perdido cuota de mercado, si la empresa no tiene un buen clima laboral o entrará en pérdidas, si algunos planes que se han llevado a cabo han resultado fallidos, si no ha conseguido los objetivos marcados, si el marketing online no funciona como querría u otros puntos que hacen más débil la posición de la compañía en el mercado.
Temores y oportunidades al mercado
Del mismo modo, el empresario tiene que levantar la perspectiva y mirar también al mercado pensante en una visión de futuro y tiene que hacer una relación escrita de aquello que ve y que le da miedo porque puede perjudicar a su empresa. Es tanto o más importando que evaluar internamente el funcionamiento de la compañía, analizar su entorno e identificar, por ejemplo, las estrategias que utiliza la competencia, la aparición de nuevos productos que pueden sustituir los propios o de nuevos servicios que superan los que ofrece la empresa, la aprobación de nuevas políticas de precio, la introducción rápida de una nueva tecnología que no puede incluir a su empresa, el desembarco de nuevas empresas muy competitivas o la aprobación de nuevas legislaciones que pueden afectar la actividad económica.
A la hora de evaluar el mercado, es importante también que el empresario no sólo se fije en aquello que está sucediendo de forma negativa y que le da miedo, sino también al ver aquello que considera atractivo en el mercado y que puede convertirse en una oportunidad que le permita crecer y ganarse mejor la vida. Es necesario que evalúe nuevos segmentos de mercados o nuevos nichos de mercado donde encontrar clientes, que analice cambios positivos de hábitos de consumo que lo puedan beneficiar, coyunturas microeconómicas o macroeconómicas que puedan ayudar su posición de mercado o nuevas oportunidades donde vea que pueda aumentar su presencia al mercado.
La actitud mental del equipo
Un golpe analizados todos los puntos fuertes y débiles de la empresa durante el último año y las oportunidades y retos que plantea el mercado, es importante también que el empresario repase la actitud mental de su equipo. Tienen mentalidad ganadora o perdedora? Y él? Cómo lo percibe objetivamente? Y su equipo? Es importante que investigue, pregunte, averigüe como están los ánimos y si gana la actitud positiva o la negativa. En función del resultado, tendrá que actuar de una manera o de la otra. Tomará unas decisiones u otras. Planteará unas formaciones u otras para el equipo.
Es necesario que reúna su equipo y clarifique de donde venden, donde están y donde quieren ir. Argumente, persuada, estimule, los motive... Hace falta que repase su organigrama, las funciones de cada uno, sus responsabilidades, ... El empresario tiene que hacer un repaso de todo y tiene que tomar decisiones para mejorarlo.
Una de las prioridades que se puede marcar el empresario para mejorar la eficiencia de su equipo y aumentar la competitividad en el próximo año es crear un equipo de mejora continua que permita que los procesos y procedimientos de la empresa mejoren.
La inversión, una prioridad
La formación es clave para el crecimiento futuro de la empresa. Es una gran inversión que siempre da muy buenos resultados, tanto a corto como largo plazo. Habrá que analizar también las necesidades de inversión que se presentan pe el próximo año en maquinaria, mobiliario, equipamientos, vehículos... Es necesario que el empresario aproveche este momento del año para mejorar y valorar en cifras las necesidades de inversión. De este modo, podrá analizar cuál será la mejor estrategia financiera para no sufrir y conseguir aquello que quiere para su empresa.
El empresario tiene que hacer un repaso de todo y tiene que tomar decisiones para mejorarlo
Es clave también que prepare la estimación de ingresos que prevé ganar el próximo año, así como los gastos que le permitan conseguir estos ingresos. La diferencia le permitirá tener una perspectiva de futuro de los beneficios que espera conseguir en el próximo ejercicio.
La evaluación de ingresos y gastos y, en consecuencia de beneficios, se tiene que hacer para el conjunto de la empresa, pero también por las diferentes áreas de la compañía. De este modo, podrá obtener un mapa más ajustado y hacer un seguimiento durante los 12 meses próximos para evaluar como evoluciona mes a mes la empresa para cada una de las áreas.
Objetivos y estrategias
Y en este análisis del ejercicio y definición de la estrategia de futuro, es importante que se marque también unos objetivos y que los explique al equipo porque conozcan mes a mes el que el empresario espera de ellos y lo porque y, sobre todo, asuman el compromiso conjunto de conseguirlos. Es clave hacer partícipe el equipo y que comprendan que, si la empresa va bien, es un beneficio conjunto para todos los queforman parte, también ellos. Piense, estudie y reflexione qué serán las estrategias que considera mejor por el año próximo y que le permitan lograr las metas que se plantea. Estrategias en cada uno de los ámbitos del organigrama de la empresa.
Sobre todo, hace falta que recuerde que la única fuente de ingresos son las ventas y, por lo tanto, las estrategias comerciales, de marketing y de comunicación tienen que estar especialmente trabajadas y diseñadas.
Un golpe definidas las estrategias, es importante que pase en la planificación y elabore su plan de acción teniendo en cuenta los objetivos a corto, medio y largo plazo, dividiendo los retos en 1, 2 o 3 años ver. Por ejemplo, Una buena estrategia es dividir los objetivos en propósitos más pequeños de forma que el equipo los vea más cerca y más asumibles, por ejemplo, establecer un calendario semana en semana, mes a mes o por trimestres.
Ahora es el momento de analizar cómo ha ido el mecanismo de control y seguimiento de la evolución semanal y mensual del negocio. Personalmente, recomiendo un buen cuadro de mando que le permita tener sobre la mesa o a la pantalla del ordenador todas aquellas variables que miden la evolución del negocio. El cuadro de mando que marca aquellos aspectos importantes a seguir y que son prioritarios para la empresa. Son aquellos valores que sitúan rápidamente el empresario y lo hacen saber donde es: facturación, beneficio obtenido, margen comercial por producto, familia, cliente, representando o distribuidor, número de clientes activos, número de clientes nuevos, unidades vendidas, rentabilidad por producto o servicio, rentabilidad por familia de productos o servicios, rentabilidad del cliente, representando o distribuidor, sido actual de tesorería, entre otras.
Analizar las desviaciones y tomar decisiones con las nuevas estrategias para optimizar los resultados de la empresa será el próximo paso. Y, una vez definido el Plan de Acción, con el cronograma de actuación previsto, ya sólo faltará pasar a la acción, después de las fiestas. La implementación y no dejar por mañana el que pueda hacer hoy son las dos claves para tener éxito en todo este ejercicio.
Por todo esto, es importante para el futuro de la empresa realizar este ejercicio de una manera pausada y consciente y prever la ejecución durante todo el 2018.