En todos estos años implantando los conceptos de la gestión del margen, rebautizado como el profit thinking, me he ido encontrando con multitudes de softwares de gestión. Algunos muy generalistas y otros hechos a medida de las necesidades del cliente. SAP, Sage y Microsoft son algunos de los más conocidos y utilizados, pero podemos encontrar otros muchos ERP (Enterprise Resource Planning) más específicos para cada sector, ofreciendo soluciones interesantes que suelen funcionar bien.
Pero todos padecen un mismo problema. Están pensados para satisfacer necesidades contables, financieras o administrativas, construidos alrededor de una visión de contabilidad de centros de costes. Ninguno de los que me he encontrado está pensado para vender. La visión de los ERP está muy alejada de la realidad de las empresas y de sus procesos lógicos y naturales.
Las expectativas de muchos compradores de ERP se ven frustradas cuando empiezan a usar una herramienta que promete más que aporta con unas adaptaciones que acaban saliendo más caras que el mismo ERP.
Cuanto más complejo es el ERP, menos sirve para vender
La razón de esta distopia es sencilla. Un ERP está creado por informáticos que creen erróneamente que todo se puede formular, encasillar y estandarizar. El ERP no está pensado por un empresario que sabe que cada día es diferente y que los cambios del mercado son rápidos y a menudo imprevisibles. Con la llegada con fuerza de la inteligencia artificial, que nos presentan como la panacea, las cosas acaban empeorando en lugar de solucionarlas.
Vendo, después existo
Sin ventas las empresas mueren y desaparecen. Vender es el principal objetivo de cualquier empresa, con independencia del sector y de su actividad. No sirve de nada controlar producción, costes, gastos y otros elementos que encontramos en los ERP de gestión, si todo esto no está enfocado a vender.
No se trata de añadir un módulo de CRM, que acaba siendo una agenda compleja de seguimiento, percibida en muchos casos como una herramienta de control. Del mismo modo que la fijación del precio de venta se tiene que hacer del mercado hacia la empresa, un ERP se tiene que pensar desde las ventas hacia la empresa y desarrollarse en las necesidades de la empresa para lograr estas ventas. No a la inversa.
Cuanto más complejo es el ERP, menos sirve para vender. Por eso, la mayoría de las empresas acaban funcionando con hojas de Excel, Power BI, tablas dinámicas y otros softwares para organizar adecuadamente la información que necesitan. La cantidad de horas invertidas en configurar estos complementos demuestran que las fuertes inversiones en la implantación de un ERP en la empresa no sirven de nada.
El desconocimiento de la realidad de las empresas es tan grande que muchos usuarios de ERP, lo acaban infrautilizando maldiciendo la inversión que han hecho
Otro de los aspectos que explica por qué los ERP de gestión no funcionan es la insignificante, por no decir nula, formación que estas empresas ofrecen a sus clientes sobre la mejor manera de sacar el máximo provecho al carísimo software que han instalado para evitar convertir este inversión en un gasto. La formación suele centrarse en el funcionamiento técnico del ERP, pero en ningún caso sobre cómo organizar eficientemente la información y cómo analizarla. Al fin y al cabo, la primera función de un ERP es proporcionar la información necesaria en la toma de decisiones.
Las empresas de software suelen tener grandes técnicos, grandes informáticos pero incapaces de asesorar correctamente los clientes sobre qué datos tienen que introducir, cómo tienen que organizarlas, qué modelo de listados son los más adecuados y cómo configurarlos para gestionar con éxito su empresa. El desconocimiento de la realidad de las empresas es tan grande que muchos usuarios de ERP, lo acaban infrautilitzando maldiciendo la inversión que han hecho.
Cada día tengo más claro que la mayoría de ERP no sirven para gestionar una empresa, ni tampoco el margen, aunque las empresas de software lo intenten y algunos lo promocionen. Son muchas, diría que demasiadas, las horas que invierto en organizar y agrupar correctamente los datos de cualquier ERP para que puedan servir a mi trabajo.
Cuando acabo esta fase y presento los resultados, los empresarios siempre me preguntan de dónde he sacado tanta información crucial para conocer la rentabilidad de las empresas. La mayoría se sorprenden cuando descubren que sale del mismo sistema, pero organizándola correctamente.
Finalmente, hay un tercer aspecto que explica el desastre de los ERP en las pymes. No están pensados para pymes. Están pensados para multinacionales. Y esto se nota en la complejidad de algunos procesos de los ERP.
Las pymes han comprado la idea errónea que implantando un caro y complejo ERP, mejorarían sus resultados. La realidad es terca y, al final, muchas lo acaban usando como un simple Facturaplus o un Contaplus.
Las empresas no han entendido que la calidad de los datos que introducimos es mucho más importante que el ERP. Cuando una empresa tiene siete descripciones diferentes para una misma referencia, el problema no es el software. Es de la información que introducimos en el sistema. Cuando los directivos crean sus propios excels porque desconfían del ERP, el problema no es el software. Es cómo organizan y tratan la información.
Un informático no entenderá nunca la complejidad de una empresa si no la vive desde dentro
Los ERP son productos destinados a facilitar una gestión eficiente de la empresa, siempre que sean capaces de entender que el mundo de la empresa es muchas más cosas que algoritmos e instrucciones informáticas. Un informático no entenderá nunca la complejidad de una empresa si no la vive desde dentro.
El profit thinking es una filosofía que un día, podría ser un software. Pero me equivocaría si quisiera estandarizarlo. Mi experiencia de todos estos años me ha confirmado que cada empresa es un mundo, por más que compartan el 85% de los procesos y todas tengan el mismo y único objetivo de vender. Por eso, cada uno de mis proyectos es un traje a medida. Dos empresas de un mismo sector no son idénticas, ni trabajan igual. Quizás porque las empresas son personas y no hay dos personas iguales.
Las empresas ERP tienen dos retos importantes. El primero es transformar y enfocar sus ERP hacia la mentalidad de ventas y no hacia la contabilidad de costes o gestión financiera. El segundo es integrar a su oferta el asesoramiento individualizado para acompañar al empresario en el proceso de personalización del ERP, a la hora de introducir los datos correctamente, de analizarlos y de configurar los mejores listados para incrementar la rentabilidad de las ventas,
La empresa de software que sea capaz de entender esta visión tendrá un enorme de mercado potencial asegurado. Si no, siempre nos quedará el Excel.